Todas las opciones que se presentan son servicios web basados en la nube y accesibles desde cualquier dispositivo con un navegador, todas son gratuitas o freemium -disponible modalidad gratuita y de pago según se añaden características-, requieren solamente una cuenta de usuario -la mayoría admiten las de Google- y están a un solo clic de distancia.
Wave Accounting es un reconocido programa de contabilidad que forma parte de la suite Wave. Wave Accounting permite realizar la facturación, crear hojas de balance, informes fiscales de venta o declaraciones de ingresos entre otras muchas opciones y basta una cuenta de Google o Facebook para acceder para acceder a todas las herramientas de Wave. El uso de Accounting y la mayoría de ellas es gratuito y sin límites. La excepción es la aplicación de nóminas y pagos.
Insightly es una de las plataformas más populares para la gestión de relaciones con el cliente -CRM o Custom Relationship Manager-. Gestiona contactos, proyectos, eventos, objetivos e informes a través de una amigable interfaz en el navegador. Tiene una modalidad gratuita que debería ser suficiente para una pequeña empresa y algunas medianas que incluye funciones de email marketing, 200 MB de almacenamiento en la nube, 3 usuarios simultáneos y un máximo de 2.500 clientes.
Hay que destacar también a Streak, un servicio CRM con otro enfoque. Se integra con Gmail para ofrecer un funcional CRM desde la aplicación de Google con el que gestionar la relación con los clientes. Cuenta con modalidad gratuita que limita el seguimiento de emails a 200 por mes y varios planes de pago.
Skype solía ser la aplicación de referencia a la hora de pensar en videoconferencias hasta que llegó Google Hangouts en 2013 con su integración en los servicios de Google y capacidad para gestionar videoconferencias de hasta 15 personas en web y 10 desde smartphone. Microsoft respondió con Skype For Business pero, de toda la vida, pagar lo ha tenido complicado frente a gratis.
Trello es un servicio web para le gestión de proyectos que alcanzó recientemente la notable cifra de 10 millones de usuarios. Con un sistema muy intuitivo de listas con tareas y tarjetas con usuarios que se manejan sobre un tablero virtual, Trello permite la visualización del desarrollo del proyecto y la interacción en tiempo real de todo el equipo. Hay versión gratuita y de pago que incluye más control como administrador, mayor integración con apps de terceros y aumenta el límite de tamaño para los archivos adjuntos.
Montar una Intranet con su servicio FTP de trasferencia de archivos cuesta un tiempo y una inversión que Google Drive permite dedicar a mejores propósitos. One Drive de Microsoft y Dropbox son las dos otras opciones de referencia en cuanto a almacenamiento en la nube pero lo cierto es que la modalidad gratuita de Drive supera con mucho a la de sus competidores.
Principalmente por esos 15 GB de espacio en la nube que dejan escasos los 5 que ofrece One Drive y los 2 de Dropbox. Bien es cierto que el usuario de Google comparte esos 15 GB con los servicios de Gmail y Fotos y que al entrar en las modalidades de pago las ofertas de unos y otros se aproximan. Otro atractivo es la integración de Drive con Google Apps, lo que nos lleva al siguiente punto.
Técnicamente hablamos de una suite de 12 servicios web que es de pago. Pero la mayoría de las aplicaciones y funcionalidades que incluyen están disponibles de forma individual y gratuita para cualquier usuario con una cuenta Google. De algunas Google Apps ya hemos hablado en el artículo mientras que otras como Calendario son tremendamente versátiles para la organización de grupos pero hay que destacar sus herramientas colaborativas, la versión Google del Office de Microsoft. Dichas herramientas incluyen procesador de textos, hojas de cálculo, creación de formularios, presentaciones y webs. Se llaman colaborativas porque permiten a varios usuarios trabajar de forma simultáneamente sobre el mismo documento.
Pero si hay alguien que tiene algo que decir en el tema de las suites ofimáticas es Microsoft, con más de dos décadas de Office a sus espaldas. De entre todas las versiones disponibles actualmente la más accesible es Office Online -no confundir con Office 365 con un modelo de suscripción mensual-. Permite el uso de versiones lite de Word, Excel, Power Point, OneNote, Sway y Docs.com mediante una cuenta de Hotmail u Outlook a través de One Drive, Outlook.com, Docs.com o Facebook Messenger. Es una opción tan segura como la anterior, aunque una cuenta de Google tiene la ventaja de dar acceso a un mayor número de servicios asociados y una mayor presencia e integración en dispositivos móviles gracias a Android.
Ya hemos hablado de aplicaciones colaborativas pero esto va más allá. Live Minutes ofrece un entorno de trabajo colaborativo estructurado en torno un chat común que admite videoconferencias, reuniones virtuales, compartir documentos en cualquier formato y editarlos de forma colaborativa, gestionar proyectos, notificaciones… un completísimo espacio de trabajo en tiempo real.
Nadie le discute a Photoshop su dominio en el área de la edición de imágenes, pero la versión web y gratuita que ofrece Adobe de su herramienta, Photoshop Express Editor, presenta muchas limitaciones frente al original. No puede decirse lo mismo de Pixrl.
Pixrl presenta dos versiones en su web, ambas gratuitas. Pixrl Express es una versión simplificada del editor mientras que Pixrl Editor es una herramienta mucho más completa que puede compararse sin problemas con el popular programa de Adobe. Ni siquiera pide un registro, aunque puede utilizarse con una cuenta de Google o Adobe.
La oferta es más pobre que en el caso anterior y no hay soluciones online que puedan equipararse a un programa de edición profesional. Aún así, YouTube cuenta con un editor de video que permite realizar trabajos que no requieran mucha complejidad. Una ventaja añadida es que su buscador presenta al usuario recursos de audio y video bajo licencia de uso Creative Commons.
Hootsuite es la herramienta más extendida a la hora de centralizar la gestión de cuentas en medios sociales, medir su audiencia y monitorizar lo que se dice de una empresa o marca en Internet. La modalidad gratuita admite solo tres perfiles sociales que son suficientes para la mayoría de empresas.
Otra forma de estar atento a lo que se dice de uno en Internet es Google Alerts. No hay más que suscribirse a los términos que interese y Google nos mantendrá al día.
WordPress.org acapara en torno al 60% del mercado de los CMS o Sistemas de Gestión de Contenido. Es una herramienta gratuita que debe su éxito a su facilidad de uso y enorme versatilidad que permite crear y personalizar todo tipo de webs y tiendas online sin necesidad de grandes conocimientos técnicos, aunque algo hay que saber. No confundir con WordPress.com, otra versión del mismo producto más rígida, pero de uso más sencillo.
Toda empresa tiene un activo fundamental en la información sobre sus clientes. Mailchimp es un servicio web que permite diseñar y realizar todo tipo de envíos masivos de email a dicha clientela: newsletters, formularios, encuestas, campañas de marketing, etc. La modalidad gratuita permite gestionar hasta 2.000 suscriptores.
Ya tienes las herramientas más importantes para hacer funcionar tu empresa pero quizás andes algo escaso de capital humano. Freelancer es una plataforma en la que freelancers de todo el mundo ofrecen servicios profesionales y las empresas los buscan. Muy útil para cubrir necesidades puntuales.
Para una búsqueda de profesionales más diversa y completa, Linkedin es el lugar de referencia que no necesita presentación.
¿Eres lo que ahora se llama un emprendedor y estás dando tus primeros pasos con tu empresa tecnológica? Microsoft tiene desde 2009 un programa de apoyo a emprendedores que incluye 3 años de acceso gratuito a la plataforma Cloud Computing -computación en la nube- Azure de Microsoft y a una amplia variedad de software y herramientas de la compañía. Para optar a BizSpark tu empresa no debe tener más de 5 años de vida y ser de capital privado.
Autor: Alfredo Biurrun. Periodista
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