Cuando el plan no puede ser entendido por todos los niveles de la organización, lo único que se logra es un excelente ejercicio académico, cuyo grado de sofisticación lo convierte en algo inútil.
En segundo lugar, un plan debe ser flexible. La sociedad y el entorno de cualquier firma están expuestos a diferentes cambios debidos a situaciones que, en muchos casos, escapan al control de las organizaciones (política, siniestros, coyuntura económica…).
Estos cambios determinan drásticas variaciones en los objetivos de una institución o empresa, que de no tenerse en cuenta pueden significar trastornos irreparables. El plan debe contener mecanismos de ajuste que permitan modificarlo de forma oportuna.
El tercer factor que debe considerarse para garantizar el éxito de un plan es su grado de operacionalidad. De nada sirve que su formulación sea clara y flexible, si no es posible la aplicación del plan. Esto puede ocurrir si no se ha tomado en consideración la idiosincrasia de la firma, las formas de comportamiento de su personal y las restricciones que puedan provenir de parte de los clientes beneficiarios de los servicios que genera la organización.
Esto es muy importante. El plan debe formularse de tal manera que su aplicación sea lograda sin mayores resistencias, ya que de lo contrario puede fracasar su ejecución.
Es conveniente que en la ejecución del plan participen las personas de mayor nivel de la organización y que se consulte a todos aquéllos que conocen las operaciones y los problemas.
Por este motivo, si bien es cierto que la recopilación de antecedentes y la ordenación de los datos pueden ser efectuados por elementos de nivel inferior, el plan debe ser elaborado por las personas de mayor capacidad y autoridad, con el objeto de que suministre una visión real de quiénes tienen el poder de la organización.
Por otra parte, en la formulación del plan deben tomarse en consideración las ideas que tienen las personas que desarrollan efectivamente el trabajo. Con esto se consigue que la ejecución posterior del plan no encuentre tropiezos.
Otro factor que debe ser considerado en un plan para que logre el éxito es el tratar de obtener su aceptación a todos los niveles. Por tanto, el plan debe tomar en consideración tanto el impacto que puede causar en quiénes deberán aplicarlo, como en los clientes o beneficiarios a quiénes afecten los cambios.
Existen numerosos casos de excelentes planes que han fracasado por las resistencias que se registraron en su ejecución. En muchos casos las resistencias fueron causadas por errores en las comunicaciones al no informarse oportunamente los cambios.
Esto significa que un importante factor del éxito de un plan es saberlo promover. El titular debe tener la habilidad suficiente para convencer a las personas involucradas y tomarse el tiempo suficiente que requiere esta labor.
Lo más grave ocurre cuando la gente no está bien informada y surgen toda clase de rumores, despertando incertidumbre por el efecto que puedan causar determinados cambios. Por este motivo, el plan debe contemplar la elaboración de argumentos que lo justifiquen ante diferentes niveles.
La aceptación de un plan a veces es más difícil si éste lo elabora un grupo reducido (o incluso una única persona, como puede ser el titular). Lo más probable es que se produzca una oposición del resto de personas influyentes en la firma y que impida su desarrollo.
En estos casos debe conseguirse la adhesión de todas las personas con influencia, lo que podría lograrse mediante reuniones consecutivas con plena participación del personal de nivel superior, y en que se vayan negociando los diferentes aspectos básicos del plan.
Otro factor básico en el éxito de un plan es la forma cómo éste se subdivide en diferentes programas, que en última instancia constituye la forma concreta de su aplicación.
Cada uno de estos programas debe estar a cargo de un responsable específico, a quién debe informarse claramente sobre lo que se espera de él y el plazo en que debe cumplir su responsabilidad.
Esta personalización de los planes es fundamental. Generalmente la etapa de formulación no comporta mayores problemas: la ejecución, en cambio, es la que revelará si el plan estuvo bien concebido o no.
Muchos planes no dan resultado positivo porque son demasiado ambiguos en lo relacionado con su ejecución. En esta etapa es conveniente que se le pida a la persona responsable de una parte del plan o de un programa específico, que elabore procedimientos de ejecución, calendarios de trabajo, sistemas de control de avance, etc., que permitan asegurar el cumplimiento del plan.
Otro factor importante de éxito de un plan viene dado por la eficacia de los controles que se establezcan. Los controles no solamente deben indicar si las metas globales se están logrando satisfactoriamente o no. Deben ser capaces también de identificar las áreas o personas-problema y los factores que están obstaculizando su adecuado desarrollo.
El sistema de control debería detectar el problema clave y transmitirlo inmediatamente al responsable afectado, para que pueda introducir los medios de corrección correspondientes.
La mayor parte de los planes fracasan por no prestar suficiente atención a los mecanismos de control, que debieran estar diseñados para poder acomodarse a los cambios imprevistos.
Finalmente, otro factor para el éxito de un plan es la conveniencia de evaluarlo periódicamente. Dependiendo de la duración del plan, cada cierto tiempo deben revisarse la validez o no de los supuestos básicos que se consideraron en su formulación.
Hay variaciones que se producen en la organización misma. La evaluación debería informar si el personal corresponde al que se requiere para el cumplimiento de los objetivos del plan, si son necesarias actividades de adiestramiento para mejorar su nivel profesional y si ello no es posible, reclutar personas más calificadas.
Asimismo, la evaluación en la ejecución del plan debería dar a conocer si deben establecerse incentivos para que todos los niveles del personal tengan una óptima participación y recompensas adicionales en el caso de que sobrepasen las metas establecidas. Con respecto a los recursos financieros, la evaluación debería indicar la forma cómo se asignaron los recursos presupuestados y si las estimaciones de costos se hicieron ajustadas a la realidad.
En la práctica la planificación afectaría a casi todas las áreas de un despacho:
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