¿Una auditoria de la información en nuestro despacho?

Es muy importante tener seleccionadas las fuentes de información y conocimiento que responden a nuestras preguntas con anterioridad.

Podríamos llegar a considerar un tópico el objetivo de disponer sólo de la información adecuada en el momento adecuado, por el simple hecho de que en muchas ocasiones sólo sabemos que una información es o no adecuada para tomar una decisión cuando ya la hemos tomado. Una vez hemos acertado podemos decir: ésta era la información buena. En todo caso, si no conociéramos la información mala tampoco reconoceríamos la buena. Pero, si bien esto es cierto, también lo es tener seleccionadas con anterioridad las fuentes de información que nos ayudan a tomar decisiones y nos ahorran mucho tiempo y dinero. Una de las primeras tareas para trabajar en la dirección de gestión del conocimiento es la de identificar cuales son las necesidades informacionales de cada individuo de la empresa, y cuales son las fuentes que las responden, ya sean libros, revistas, bases de datos, páginas web, personas. Con hacerlo una vez hay suficiente. Y es así tanto para uno mismo como para todos los integrantes de la organización.

Cada día recibimos montañas de información. No podemos absorberlo todo. Para resolver este problema tenemos que haber definido con anterioridad:

• Cuales son aquellos grandes temas sobre los que necesito información?
• Que tipo de información nos interesa, es decir, cuál es la información crítica?

Cuando recibamos información que no entre dentro del conjunto que nos interesa, la podremos rechazar porque ya habremos hecho una selección previa. Esto nos servirá también para redireccionarla, ya sea en soporte papel, electrónico (mail), plataforma intranet o teléfono a la persona interesada.

Y ahora, unas preguntas:

• ¿Cuántas veces al día pensamos que no somos capaces de absorber toda la información que nos llega, o de la que somos capaces de encontrar en el inabarcable Internet, periódicos y revistas?
• ¿Cuántas veces hemos necesitado una información para resolver un problema, hemos invertido tiempo en buscarlo, y sí lo hemos encontrado, pero días después, nos hemos dado cuenta que ya disponíamos, en nuestro mismo ordenador, de otra información que nos hubiera servido?
• ¿O cuántas veces nos hemos quedado encallados en una cuestión, y más tarde –el mismo día o al cabo de un mes- hemos averiguado que el compañero de al lado en el trabajo, o un amigo tenía la solución, y con una simple pregunta lo habríamos solucionado?

Evitar estas situaciones tan habituales es gestionar el conocimiento. Y seguramente muchos hacemos cosas en este sentido, pero debemos lograr sistematizarlo, reduciendo al máximo la distancia entre el profesional y la información que necesita.

Posteriormente, la información pertinente recibida hay que analizarla e interpretarla, y distribuirla a aquellas personas que sabemos que están interesadas en ella.