Hoy, no hay duda de que el protocolo empresarial, es un instrumento clave para cualquier organización que pretenda brindar un servicio eficaz y una imagen positiva de lo que es y pretende ser.
Las firmas son una comunidad y como tal funcionan mejor cuando los empleados de los distintos niveles jerárquicos son corteses entre sí. A pesar de que muchos profesionales son grandes gestores en su trabajo, fallan continuamente en las relaciones interpersonales o en actuaciones que extra-limitan sus funciones.
Por ejemplo, no saben si deben o no estrechar la mano de las personas que reciben, si tienen que cruzar una puerta antes o después de su superior y pasan por alto normas de discreción, tolerancia, diplomacia y versatilidad entre otras, cualidades que en definitiva destacan y proyectan la buena imagen del profesional.
El conocimiento del protocolo y la etiqueta empresarial posibilitan al profesional o ejecutivo un comporta-miento apropiado en circunstancias esperadas e inesperadas. Se evidencia entonces el hecho de que, además de la capacitación profesional y de la experiencia, un ejecutivo debe ser capaz de actuar sistemáticamente como parte integrante de una organización.
Además, es bien sabido que, una de las cualidades más importantes que busca hoy en día la alta dirección empresarial al contratar a un nuevo empleado, es la actitud para congeniar y desenvolverse adecuadamente con las personas de su entorno.
La buena presencia, el ser y sentirnos agradables a la vista de los otros, hace a las personas más seguras de sí mismas, lo cual mejora en gran medida nuestro desarrollo personal, profesional y social.
Por consiguiente, la conducta o protocolo que se debe observar en las relaciones empresariales, se ha convertido en un nuevo lenguaje universal y el dominio de éste se constituye día a día en un atributo esencial para toda persona que se desempeñe en el sector empresarial. La utilización del protocolo social y la etiqueta en el mundo de los negocios, está empezando a penetrar con fuerza como una herramienta más de la estrategia empresarial.
Algunos consejos prácticos
Claves para hablar en público
- Los pasos básicos para formular una presentación exitosa se inician con una clara metodología y nada de improvisación. Antes de realizar una exposición se debe tener claro el propósito de la reunión o presentación. Luego, se debe desarrollar un guión que sirva de ayuda durante la presentación, el cual debe incluir el objetivo y los distintos temas que se abordarán durante la disertación.
- En una presentación es clave ser directo, claro y breve para no aburrir al público. Es fundamental respetar el orden de la agenda. Un buen método es realizar preguntas estratégicas para dirigir el curso de la conversación.
- Antes de llevar a cabo una ponencia o cualquier presentación, es imprescindible conocer más o menos a la audiencia. De este modo, se pueden preparar las posibles respuestas y hacer frente a las hipotéticas objeciones.
Recuerde que toda presentación debe, obligatoriamente, tener una conclusión o propuestas concretas. Nunca se debe dejar una exposición sin cierre.
Debe comprobar que el mensaje se entendió con claridad. La puntualidad, el respeto y el orden no deben fallar en una presentación. Las reglas de protocolo empresarial son precisas en este aspecto, y todo profesional debe apegarse a esas normas.
Protocolo empresarial
Todo profesional de hoy debe manejar información sobre aspectos como la etiqueta, la cortesía y urbanidad, que pueden resultar claves para enfrentar determinadas situaciones.
- El protocolo es la educación reglamentada, la cortesía sometida a un orden impuesto por las normas o la tradición.
- En el mundo actual las personas no estamos aisladas, nos comunicamos y vivimos en sociedad, compartiendo códigos y cierto consenso sobre lo que está bien o lo que está mal en nuestra cultura.
- Las normas protocolares suelen ser más rígidas conforme escalamos en las jerarquías sociales, y diferentes según el medio en el que nos desenvolvemos. Así, no será igual reunirse con otro empresario, que con un primer mandatario nacional o con un miembro de la corona de algún país monárquico.
- En situaciones en las que se encuentran reunidas personas de procedencia diferente, en la que puedan reflejarse distinciones en los hábitos culturales, es imprescindible ser muy respetuoso. Los grupos presentes deben hacer un esfuerzo para comprender las normas de educación de los demás e intentar no transgredirlas.
- Si entre las actividades que enfrenta como profesional está la de viajar a países de hábitos diferentes a los nuestros, es su obligación documentarse debidamente sobre las normas y modales del lugar y cultura a la que se dirige.
Normas de presentación
Hay reglas básicas a la hora de presentar a una persona:
- Como regla fundamental de las presentaciones, tenga siempre en cuenta que, la persona de menor rango (dentro de la jerarquía profesional) es el presentado al superior, a su vez el más joven es presentado al mayor y el caballero a la señora, nunca al revés. Las personas de mayor jerarquía dentro de una empresa, o dentro de la sociedad, deben ser los primeros en enterarse de quién es la persona que tienen frente a sí.
- Entre las particularidades de presentación de cada país, surgen normas distintas. Por ejemplo, en Inglaterra una regla básica es la prohibición de hablar con aquellas personas que no nos han sido presentadas.
- Los caballeros se levantarán siempre durante las presentaciones, con independencia de que les sea presentada una dama u otro caballero.
- Las señoras no se levantan a la hora de ser presentadas a un caballero, a menos que éste sea de mucha edad o represente una categoría elevada social o laboralmente.
- Los empleados de una empresa de menor rango siempre deben levantarse para ser presentados a sus superiores o personas que ocupen elevados cargos, ya sea dentro de la propia compañía o personalidades de otra organización.
Ubicación o Precedencia
Gran parte de la actividad empresarial se realiza con la participación de dos o más personas, lo que exige el establecimiento de un determinado orden previo a la actividad a desarrollar.
- En protocolo, se denomina Precedencia a la ubicación que ocupará cada persona en una mesa, una butaca de público o en el orden de una presentación, y está dada por el rango profesional, social o político del invitado en cuestión.
- El orden previo a una actividad permitirá establecer esta Precedencia entre las personas que participan en un encuentro.
- Para establecer la Precedencia entre las personas invitadas a un acto, se puede aplicar el criterio de la ordenación en virtud de su nivel o rango oficial, así como de su importancia en la sociedad.
- En reuniones de organizaciones privadas, el protocolo lo determina el anfitrión, quien podrá ordenar a sus invitados según los objetivos del evento.
- Es muy importante que se haga comprender a los participantes de un evento cuáles son los objetivos del encuentro. Se debe comunicar que en el ámbito privado la Precedencia la tienen los empresarios y las autoridades oficiales ocuparán lugares especiales.
El saludo es la clave
Uno de los usos sociales más extendidos en la historia de la humanidad es el saludo, por ello, es algo importante de saber ejecutar a la hora de una negociación.
- Las personas de negocios deben saber que el saludo es considerado un rito social que se materializa en gestos, miradas y palabras. Por ello, es clave realizarlo correcta-mente en una presentación.
- Mujeres y hombres de negocios deben saber responder un saludo, para lo cual no se necesita buscar algo enrevesado, con un simple «encantado de conocerle» pronunciado con voz clara y alegre basta.
- Omitir el saludo se considera la mayor muestra de mala educación. Un empresario siempre debe saludar y sonreír en el momento de la presentación y de establecer relaciones interpersonales.
- La mirada es fundamental al saludar. Una persona, por ejemplo, que al entrar en una habitación saluda sin mirar a las personas es considerado señal de enojo.
El profesional de hoy debe poseer recursos suficientes para expresar su satisfacción de forma espontánea, natural y creíble, en el instante de conocer a una persona.
