Robotic Process Automation para Despachos Profesionales

RPA es una nueva tecnología informática de automatización de procesos de negocio que utiliza una aplicación de software (el robot) para replicar las acciones de un ser humano interactuando en la interfaz de usuario de un sistema informático.

Cuando automatizamos un proceso, o parte de un proceso con RPA, el robot de software ejecuta un programa, denominado script, que opera en la interfaz de usuario (IU) realizando un proceso de la misma manera que un ser humano.

El objetivo de RPA es que el/los robots, de forma asistida o autónoma, realicen las tareas repetitivas que actualmente hacen los usuarios, de forma que estos puedan dedicar más tiempo a tareas de mayor valor añadido.

En todo el mundo un gran número de empresas están, desde hace solo 5 años, utilizando RPA como una parte importante de sus inversiones en automatización lo que explica que el segmento RPA haya sido el de mayor crecimiento (63%) en el 2018.

​RPA es una tecnología accesible para todas las empresas, grandes o pequeñas, en todos los sectores de actividad que proporciona un conjunto claro de beneficios:

• A nivel de tecnología, RPA es una tecnología no-invasiva que permite una implantación flexible y un despliegue escalonado de los procesos que sea viable automatizar mediante proyectos de muy corto plazo de desarrollo.
• A nivel de operativa, los procesos automatizados con RPAR se ejecutan en menor tiempo y disminuye de forma drástica los errores.
• A nivel de costes RPA es una tecnología asequible para cualquier tamaño de empresa y permite mejorar la productividad y conseguir un ROI (retorno de inversión) muy rápido en cada proceso, o parte de proceso, automatizada.

Resumiendo, los reducidos plazos de desarrollo y el que no sea necesario “tocar” las aplicaciones en producción son las principales razones para esta la rápida adopción de una tecnología que proporciona de forma probada y sistemática importantes mejoras de productividad a las organizaciones.

Pero no todos los procesos que hace una empresa son 100% automatizables de una forma fiable y económicamente viable con RPA. Por lo tanto, para abordar un Proyecto de RPA, el primer paso es identificar los procesos, entre todos los que realiza la empresa, en los que sea viable aplicar RPA.

Este trabajo inicial se realiza mediante una estudiada y probada metodología que nos permite priorizar la automatización de los procesos, o subprocesos en su caso, mediante una matriz de dos ejes:

• Un eje que representa la “facilidad” para desarrollar el programa del proceso (el script) en base a criterios como:
  • Entradas (inputs) digitales y legibles
  • Numero de aplicaciones que intervienen en el proceso
  • Bajo número de excepciones
• Otro eje que nos indique la rentabilidad, el ROI, de automatizar el proceso en base a criterios como:
  • Maduros y estables
  • Volúmenes altos
  • Frecuencia de ejecución.

Este trabajo nos proporcionará una lista priorizada de los procesos/subprocesos estudiados

La experiencia acumulada nos indica que será más fácil encontrar procesos automatizables en las siguientes áreas funcionales de la empresa

1. Recursos Humanos. Una de las principales funciones donde es aplicable RPA debido a que opera con una gran cantidad de tareas administrativas repetitivas y, a menudo, manuales en forma de rellenado de formularios en sistemas como SAS, Oracle, etc., captura, validación y diseminación de información a otros sistemas.
2. Administracion, Contabilidad y Finanzas. Otra de las áreas funcionales donde la implantación de RPA puede proporcionar ahorros de costes significativos, reducción de los ciclos de procesos recurrentes y aumento de la eficiencia de los mismos.
3. Servicios Informáticos. De media los Departamentos de IT emplean el 30% de su tiempo útil en tareas de bajo nivel que son potencialmente automatizables con RPA.
4. Cadena de Aprovisionamiento. Las ineficiencias en la Cadena de Aprovisionamiento cuestan, de media, un 12% de su valor a las empresas. La aplicación de RPA para reducir errores y plazos en procesos como: gestión de devoluciones, proceso de gestión de contratos y pedidos, on-boardingde proveedores u otros impacta directamente sobre dichas ineficiencias.

Adicionalmente podemos encontrar en prácticamente todos los segmentos de actividad y en las Administraciones Públicas procesos específicos potencialmente automatizables con RPA.

Una vez que tenemos identificado el proceso a automatizar lo que utilizaremos es una metodología de desarrollo muy ligera, basada en un documento denominado “Documento de Diseño del Proceso” o PDD por sus siglas en inglés, que describe paso a paso las acciones que realizamos, en el ordenador, para ejecutar el proceso.

Este PDD se convierte en un programa, utilizando alguna de las plataformas RPA del mercado.  Como hemos indicado anteriormente una de las características de RPA es que, por norma general, la mayoría de procesos o subprocesos no superan las 4 semanas de plazo de desarrollo.

Por último realizaremos el despliegue del robot, que generalmente puede ejecutar varios programas de procesos, los scripts, de forma consecutiva, y las pruebas del script para, tras formar a los usuarios, pasar a producción.

Una vez tenemos funcionando el primer script, procederemos a repetir el proyecto descrito para el segundo proceso/subproceso en la lista.

RPA es una nueva tecnología informática no-invasiva que, por su facilidad de uso, implantación escalable, rápido ROI y eficacia probada resulta imprescindible para aumentar la productividad y la competitividad de los Despachos Profesionales.

Puedes visualizar aquí el webinar que se realizó el pasado jueves 7 de noviembre 2019.