De todas formas, tal como hemos insistido en numerosas ocasiones, en cualquier ámbito de la firma, y por supuesto en el ámbito de los costes, para que haya control es imprescindible que exista una planificación previa. Es decir, se ha de controlar algo que previamente se haya planificado.
Aspectos relevantes
Los costes deberán estar planificados. Ahora bien, antes de profundizar deben tenerse en cuenta estos aspectos:
- Los costes deben controlarse de acuerdo con el nivel de responsabilidad de cada uno.
- Los costes deben estar aprobados previamente y deben ser controlados en el nivel en que se originan.
- Los encargados del control de los mismos serán responsables de los consumos, no de los precios.
- El control de costes sólo será eficaz cuando toda persona sea responsable de los costes sobre los que tiene autoridad, y todo coste tiene como responsable a la persona que es responsable de él.
- Hay costes que vienen impuestos (por ejemplo, los tributos), mientras que otros tienen una parte controlable y otra que no lo es. De hecho, debería conocerse el grado de controlabilidad de cada coste. Así, podría hablarse de costes controlables, no controlables y parcialmente controlables.
- El plan de control de costes debe contar con la estructura de la firma y con su plan de ventas o lo más parecido a él.
Ventajas
La planificación y el control de costes deben justificar los beneficios y ventajas que proporcionan:
- La preparación de un plan de costes supone la aclaración y la consideración cuidadosa de la misión de cada individuo y su función dentro de la firma.
- Cada responsable está obligado a considerar cómo puede contribuir su departamento al logro de los objetivos de coste y cómo puede evaluarse.
- A todos los profesionales y empleados se les hace saber lo que la firma trata de conseguir en el ámbito de los costes y cuál es su parte en el plan destinado a conseguirlo.
- Los objetivos de coste deben pensarse, cuantificarse y comunicarse a todos los interesados.
- Se estimula a la titularidad de la firma a pensar por adelantado, de un modo sistemático, en la planificación y control de costes.
- Se proporciona un punto de partida para el desarrollo de las normas de actuación respecto a los costes.
- Se da facilidad para adoptar medidas correctivas si cambian las circunstancias previstas.
- Constituye un buen sistema de información, de coste preventivo.
Objetivos y elementos básicos
Un objetivo esencial de un sistema de control de costes y de la gestión de costes es crear la cultura de la reducción continua de costes, tanto a nivel de firma, como de cada empleado o profesional en particular.
Para que el control de costes sea eficaz, se requieren los siguientes elementos básicos: unos estándares de coste correctos, reales y asociados a la mejora de los costes; un sistema correcto para el análisis de las desviaciones; una contabilidad de costes apropiada.
Estándares de costes
Los costes estándares o costes tipo son valores de referencia que indican los costes que debieran obtenerse para unas condiciones o circunstancias determinadas. Se calculan a partir de los costes teóricos (o predeterminados), técnicos (o experimentados) e históricos (o estadísticos).
Las misiones desempeñadas por los costes estándares, en general, son planificadoras, organizadoras o de control. La misión planificadora se desarrolla a través de la previsión sobre las consecuencias y resultados derivados de cada alternativa posible. Ello permite elegir los objetivos que den lugar a los mejores resultados.
En cuanto a la misión organizadora, consiste en poder definir los medios calculando su coste estándar. Por una parte, se ahorran los medios innecesarios; por otra, se proveen los necesarios para poder alcanzar los objetivos.
La misión de control consiste en valorar los medios empleados a través de las desviaciones observadas en los costes reales con relación a los estándares. Por tanto, como podemos imaginar, los costes estándar son fundamentales para la buena dirección de la firma.
Los estándares más empleados
- Los estándares base. Son los valores de referencia para hacer comparaciones a largo plazo.
- Los estándares normales. Son aquellos que se refieren a un periodo concreto, con las circunstancias de todo tipo que en él se suelen dar. Estos estándares definen lo que se va a considerar normal o correcto en el periodo, teniendo en cuenta las condiciones reales previstas.
- Los estándares óptimos. Son los mejores que pueden lograrse si la firma desarrolla adecuadamente su actividad, considerando unas condiciones reales externas. Se trata de un objetivo a medio o largo plazo, y el grado en que se va consiguiendo indica el nivel de perfeccionamiento logrado.
- Los estándares ideales. Son los mejores que pueden lograrse si se dan todas las circunstancias más favorables posibles. Indican el coste mínimo teórico que podría lograrse.
Los estándares ideales se intentan conseguir mejorando las estructuras, organización y medios, de modo que el estándar mínimo en cada momento tienda hacia el ideal.
No podemos olvidar, por su interés, los estándares sectoriales, que determinan los valores normales en las firmas del sector. Además, suelen considerarse los valores que presentan para cada dimensión de firma.
Check list sobre su control de costes
- ¿Es adecuado, en términos generales, el sistema de determinación de costes? ¿Es demasiado complejo?
- ¿Destaca la información del sistema de control de costes los factores críticos que determinan el éxito de la firma en el logro de sus objetivos?
- ¿Se adapta la información de control de costes a las necesidades de los individuos responsables?
- ¿Se estudian conjuntamente con los interesados las necesidades y los informes de control de costes?
- ¿Los informes de control son fáciles de entender?, ¿se toman medidas basándose en los mismos?
- ¿Comprenden todos los empleados y profesionales las consecuencias que su trabajo tiene para el coste? ¿Tienen objetivos de coste?
- ¿Tienen realmente control sobre tales costes las personas a quienes se les cargan dichos costes?
- ¿Recibe información de costes todo el que la necesita?
- ¿Son conscientes quienes tienen responsabilidades de la necesidad de planificar sus actividades?
- ¿Se establecen los controles de coste de acuerdo con la naturaleza de las tareas?
- ¿Se informa rápidamente de las desviaciones?
- ¿Se ajustan los controles a la estructura de la firma? ¿Son flexibles y económicos? ¿Ayudan los controles a aclarar las desviaciones y a indicar las medidas correctoras que se requieren?
- ¿Cuenta el sistema de control de costes con el respaldo real por parte del titular?
- ¿Se considera el sistema como parte esencial del proceso de dirección de la firma?
- ¿Desempeñan un papel importante en la determinación de los niveles de coste los individuos a quienes se responsabiliza de ello?
- ¿Superan las ventajas del sistema de control de costes su propio coste?
- ¿Se revisa el sistema de control cada vez que tiene lugar un cambio en la firma?
