Chequeo a la gestión económico-financiera de un despacho

Preguntas:

• ¿Cree que su despacho tiene la estructura adecuada para poder competir en el mercado del asesoramiento?
• ¿La imagen del despacho se corresponde con las expectativas del cliente?
• ¿Puede realizar políticas de Marketing, destinar recursos a documentación e investigación y disponer del personal administrativo necesario?
• Dada su formación o la de sus empleados, ¿puede ofrecer soluciones integrales a los clientes?
• En caso contrario, ¿se asocia con otros despachos profesionales?
• ¿Ha pensado en aumentar su estructura, asociándose jurídicamente con otras firmas?

B) Condicionantes que afectan a la estructura financiera de un despacho

La asesoría que quiera permanecer en el mercado dando una imagen de modernidad y profesionalidad necesita realizar una serie de inversiones que afectan a su política financiera y a su tesorería. Es preciso saber seleccionarlas y disponer del capital necesario para ello.

Estas inversiones se centran, básicamente, en el local, mobiliario, “hardware”, la implantación de un sistema de trabajo a través de redes informáticas, conexión a Internet e Investigación y Desarrollo de nuevos servicios.

• ¿Sabe cuánto invierte en el local, “hardware” y “software”? ¿Cree que es mucho o poco, en relación al resto de despachos profesionales?
• ¿Sabe cuál es la remuneración media de los socios y personal del resto de despachos profesionales?
• ¿Realiza una política activa de formación del personal?
• ¿Posee una buena fuente de información (bases de datos…) en su despacho?
• ¿Realiza periódicamente publicidad o políticas de promoción?
• ¿Ha pensado en implantar un sistema de calidad?

C) Control interno

Un despacho profesional ha de disponer de un buen sistema de control interno. Por este motivo, se ha de delimitar la estructura organizativa, codificar las divisiones, el personal, los clientes y diseñar hojas de trabajo. Ello permitirá calcular la rentabilidad aportada por el trabajador, por los clientes y controlar las desviaciones entre horas de trabajos reales y previstas.

• ¿Tiene implantado un sistema de control interno?
• ¿Realiza un control de la rentabilidad que aporta cada trabajador al despacho?
• ¿Controla la rentabilidad de los clientes?
• ¿Confecciona un cuadro de mando?

D) Organización del departamento administrativo de un despacho profesional

La prestación de servicios al cliente debe ir acompañada por una buena organización administrativa. En este sentido, las funciones del Departamento de Administración son: elaboración de presupuestos a los clientes, elaboración de minutas, control de cobros y pagos, reclamación de impagados, control de compras, organización de archivos, diseño y organización de las hojas de control, la contabilidad, el control interno, elaboración de informes, gestión fiscal y laboral del propio despacho y soporte al equipo de profesionales.

• ¿Su estrategia empresarial es el liderazgo en costes? ¿en calidad de servicio?
• ¿en segmentación?
• ¿Conoce el precio de facturación medio por hora del resto de despachos profesionales?
• ¿Realiza una programación de sus trabajos antes de presupuestar?

E) Planificación financiera del despacho

Para evitar estirar más el brazo que la manga, es aconsejable que se elaboren cuentas de Resultados Previsionales, Presupuestos de Tesorería y que los distintos departamentos participen en la definición de la política de inversiones junto con el departamento de tesorería, delimitándose de este modo la estructura financiera adecuada del despacho.

• ¿Realiza normalmente previsiones de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias?
• ¿Elabora presupuestos de Tesorería?
• ¿Se financia adecuadamente?
• ¿Realiza una política de inversiones con el consenso de todos los departamentos?
• ¿Planifica financieramente en base a varios escenarios?

F) La gestión de tesorería en el despacho profesional

Para gestionar correctamente la tesorería, no basta con consultar el Balance de Situación, sino que debe realizarse un análisis en fecha valor de los saldos bancarios, actualizar periódicamente el Presupuesto de Tesorería, y poner de manifiesto las desviaciones.

• ¿Sabe en qué fase se encuentra la gestión de tesorería de su despacho profesional?
• ¿Está conectada la gestión diaria de tesorería con el presupuesto de tesorería?
• ¿Gestiona el periodo medio de cobro y pago?
• ¿Adopta una política activa en la reclamación de impagados?