¿Pensando en aplicar un sistema de retribución variable en mi despacho?

1. Aumentar la capacidad de atracción y retención de la empresa.
2. Hacer partícipes a todos los empleados en el nuevo plan estratégico del despacho.
3. Recompensar a los empleados por la consecución de objetivos estratégicos para el despacho.
4. Transmitir a todos los empleados la importancia de su trabajo en la continuidad y en éxito del despacho.
5. Conseguir aumentar la motivación, implicación y satisfacción de todos los empleados.
6. Estimular el rendimiento individual y colectivo.

Todo sistema de retribución variable debe cumplir las siguientes premisas:

1. La cantidad percibida como parte variable de la retribución total, debe ser proporcional al esfuerzo realizado y a los resultados obtenidos y éstos han de ser medibles mediante el establecimiento de objetivos, vinculando recompensa a desempeño.
2. Ha de suponer un factor motivador para el empleado, a la vez que ha de repercutir favorablemente en la cuenta de resultados del despacho, por lo tanto, se debe recompensar por el grado de contribución en la consecución de los resultados clave del despacho y por la creación de valor.
3. Debe ser realista y equitativo internamente (la relación existente entre la retribución asignada para cada empleado y la importancia del puesto dentro del despacho).
4. Se debe establecer dos o tres niveles de consecución de objetivos: nivel alto, medio y mínimo a partir del cual se empieza a percibir retribución variable.
5. Evitar que los empleados esperen los incentivos como algo normal.

Se puede distinguir entre sistemas de retribución variable aplicados al corto plazo (menos de 1 año) y sistemas de retribución aplicados a largo plazo (más de 1 año).

Entre los sistemas de retribución variable a corto plazo uno de los más utilizados son los bonos, los cuales están ligados a la consecución de los objetivos fijados que pueden ser de empresa, área y personales.

La retribución variable a largo plazo (superior a un año) se utiliza para reconocer la contribución normalmente del directivo al incremento del valor del despacho y al cumplimiento de objetivos corporativos estratégicos en el largo plazo.  El sistema más utilizado es el de los bonos diferidos a más de un año, los planes de opciones de compra de acciones y la concesión de acciones. 

Los porcentajes de retribución variable sobre la retribución fija varían en función del nivel de retributivo, a mayor retribución fija mayor retribución variable. Los porcentajes medios de retribución fija sobre variable van desde el 35% para un Director General, pasando por entre el 14%-12% para mandos intermedios, hasta el 5% de un Técnico Administrativo.

La combinación de sistemas de retribución variable a corto y largo plazo bien diseñados, personalizados, consensuados y ligados a la evaluación del desempeño consigue fidelizar a los profesionales claves del despacho.

La evaluación del desempeño se utiliza como herramienta para evaluar el desarrollo del profesional durante un determinado periodo. Podemos definir la evaluación del desempeño como una reunión, preparada, planificada entre los empleados y el superior directo en la que se realiza una valoración de los objetivos y resultados logrados y un análisis de las competencias, habilidades, capacidades, actitudes y recursos utilizados a tal efecto. A su vez, la evaluación del desempeño sirve para determinar la retribución del empleado por el desempeño.

¿Cómo diseñar un sistema de retribución variable?

Cuando un despacho toma la decisión de implantar por primera vez un sistema de retribución variable lo primero que se plantea son un sinfín de dudas y preguntas al respecto: ¿por dónde debo empezar? ¿Qué objetivos voy a fijar? ¿Cómo evaluar la consecución de los objetivos? ¿Cómo relacionar la consecución de los objetivos con la retribución? ¿Cuánto debo pagar?  ¿El sistema lo aplico a todo el personal o sólo a los directivos? etc.

Seguidamente intentaremos despejarles algunas dudas y proporcionarles algunas pautas que les ayuden diseñar e implantar un sistema de retribución variable que se adapte a su despacho y a sus empleados.

Pasos a seguir para el diseño:

1) Identificar las Áreas de Resultado clave, por ejemplo:

• Aumentar la cartera de clientes.
• Mejorar la calidad de servicio.
• Aumentar la facturación del despacho.
• Aumentar la rentabilidad del despacho.
• Incrementar los servicios que se ofrecen a los clientes.

2) Traducir las áreas de resultado clave en objetivos específicos y medibles de un período a otro, asegurándonos que coinciden con los objetivos estratégicos de la empresa, por ejemplo:

• Aumentar la cartera de clientes en 5% durante el año 2021.
• Disminuir reclamaciones de clientes de un 2% a un 1% durante el año 2021.
• Aumentar la facturación del despacho en 20% durante el año 2021.
• Aumentar la rentabilidad del despacho en un 5% el año 2021.
• Desarrollar y lanzar dos servicios nuevos en área fiscal durante el año 2021.
• Disminuir el nº de incidencias en el departamento laboral de un 2% a un 1%.
• Cubrir todas las vacantes de profesionales del departamento fiscal antes de finalizar el segundo trimestre año 2021.

3) Determinar los parámetros básicos de sistema de retribución variable:

• Indicadores de resultados.
• Criterios de medida.
• Niveles de consecución. Se recomienda establecer dos o tres niveles de consecución: techo (el nivel más alto, por conseguir un rendimiento significativo), estándar (un nivel medio para un rendimiento significativo) y umbral (un nivel mínimo a partir del cual se empieza a percibir retribución variable.

4) Establecer el mix de compensación. En función de los objetivos a conseguir se optará por un tipo de retribución variable u otro. La retribución variable puede ser a corto plazo (hasta 1 año) o a largo plazo (2 o más años) y dineraria o no dineraria (retribución en especie).

Las retribuciones en especie, suelen tener un tratamiento fiscal ventajoso para la empresa y en algunos casos también para los empleados.  Algunas de las más comunes son:

• Ticket restaurante.
• Cheque regalo.
• Seguro médico.
• Seguro de accidentes.
• Teléfono móvil.
• Formación.
• Entrega de equipos informáticos y servicios de conexión a Internet.
• Ticket guardería.
• Coches de empresa.
• Planes de pensiones.

Las retribuciones en especie pueden establecerse fijas y/o variables. Actualmente las más utilizadas son los tickets restaurantes, ticket guardería y los seguros médicos (fijos) y los cheque regalo, cursos de formación y entrega de equipos informáticos (variables).

5) Definir presupuesto de retribución variable. La empresa deberá decidir la cantidad de dinero a invertir en retribución, el criterio de reparto (a mayor retribución fija mayor retribución variable), su nivel de aplicación (a toda la plantilla o a partir de unos determinados niveles), si se aplicará de forma progresiva empezando por los niveles más altos o directamente a todo el personal.

6) Definir la periodicidad del pago. En qué mes de año se realizará la evaluación de los objetivos y el pago correspondiente (se recomienda al cierre del año fiscal), sí se anticipará un determinado porcentaje a cuenta (se recomienda un 25%-30%), bajo qué condiciones y periodo del año.

7) Diseñar un plan de comunicación. Comunicación al personal de los objetivos de la retribución variable, del sistema retribución, criterios de evaluación, forma de pago, periodicidad, personas que evaluarán y comunicarán los resultados conseguidos.

Unos últimos consejos al aplicar recompensas

• Anuncie las decisiones salariales en persona, en privado, individualmente
• Base los aumentos en una combinación de subjetividad y objetividad
• Asegúrese de que su personal siempre sabe porque consiguieron lo que consiguieron
• Haga revisiones de la actuación en diferentes épocas del año. Discuta lo que han hecho y por qué.

Una última reflexión: solo a través de las personas podremos conseguir la auténtica diferenciación, todo lo demás es competir por precio.