La importancia del orden en una organización

La organización eficaz es uno de los factores positivos en la gestión del trabajo. Por una parte, tienes que organizar tu agenda, planificar tus tareas en el tiempo para poder desarrollar tu función con una sensación de orden interno. De lo contrario, en la medida que vas acumulando tareas no resueltas se multiplica la sensación de ineficacia, ansiedad y cansancio. Es posible aprender a organizar cada vez mejor el tiempo a través de la propia experiencia o también, a través de la formación ya que hoy día, se ofertan cursos para trabajadores sobre esta temática

Pero también es indispensable tener capacidad de organizar el espacio de la forma adecuada para poner orden. Se trabaja mucho mejor en un despacho ordenado en el que la mesa es amplia y está despejada que en un lugar en el que hay que esperar un montón de minutos para poder localizar un papel. En este caso, ordenar la oficina debe de ser un hábito constante y regular. Por una parte, el personal de limpieza realiza de una forma ejemplar cada día su función en la empresa, pero a la vez, cada trabajador también debe hacer lo propio al ordenar los papeles.

Aunque estemos hablando de los despachos profesionales, y no de un trabajo en donde abundan los accidentes, en cualquier actividad laboral se debe mantener el orden y la seguridad para trabajar en las mejores condiciones posibles. Son numerosos los accidentes que se producen debido a golpes o caídas como consecuencia de un ambiente desordenado o sucio, un suelo resbaladizo o la colocación de materiales que se encuentran fuera de su correcta ubicación.

Existe una norma

Esto que acabamos de decir es algo que podría basarse en el simple sentido común o por los valores y cultura de una empresa, pero lo que quizás mas sorprenda es que existe una norma que establece los mínimos requisitos que toda empresa debe cumplir en seguridad y salud en los lugares de trabajo:

Se insiste mucho en el hecho de que la disposición de los muebles y los materiales utilizados no dificulten la limpieza y provoquen una situación de riesgo.

Conclusiones y consejos

Podríamos decir que el orden es una moda, pues se ha convertido en un tema sobre el cual se han publicado muchos libros. Pero al final, nosotros volvemos al sentido común. Por ejemplo:

• Distinguir entre las cosas que son necesarias y las que no lo son. No se trata de acumular por si acaso. Y a partir de eliminar del lugar de trabajo todo aquello que no tenga su sitio o no sea necesario.
• Un lugar para cada cosa, siguiendo un criterio lógico.
• Por supuesto, evitar que la suciedad se acumule. Incluso si es necesario, marcar unos estándares de limpieza. Es decir, establecer unos mínimos.
• Sin duda, el orden facilita trabajar bajo unas pautas, y al mismo tiempo trabajar siguiendo una sistemática facilita que seamos ordenados. Así, el orden físico influye en el orden de nuestro trabajo, y al revés.

Estas ideas los japoneses las resumen así, con cinco palabras japonesas que vienen a definir una metodología del orden en la empresa, cargadas de lógica.

SEIRI: Seleccionar o clasificar
SEITON: Organizar u ordenar
SEISO: Limpiar
SEIKETSU: Bienestar personal
SHITSUKE: Disciplina y hábito

Son muchas las ventajas que proporcionan el orden, tanto para los profesionales como para los clientes:

• Más seguridad en las instalaciones y menos accidentes laborales.
• Menos pérdidas de tiempo para buscar.
• Una mayor calidad del servicio ofrecido.
• Disminución de los objetos inservibles.
• Transmitir una sensación de control.
• Más espacio y mayor bienestar
• Un mayor orgullo del lugar donde realizamos nuestro trabajo
• Mejora de la imagen ante los clientes generando más confianza
• Aumento de la cooperación, conocimiento
• Mejora en el trabajo en equipo
• Aumento del compromiso y responsabilidad del personal
• Mayor conocimiento del puesto

Como consecuencia, paralelamente se reducirán:

• Las actividades que no agregan valor
• Los accidentes
• Las averías
• El nivel de inventarios
• Los movimientos y traslados inútiles
• El tiempo para localizar materiales y herramientas

Poner orden y criterio en nuestros puestos de trabajo, nos ayudara también a estructurar mejor nuestras metas y nuestros objetivos.