Estudio de caso: Diseño e implementación de un archivo electrónico en Matas Asesoría y Gestión (*)

1. Para implementar un archivo electrónico que funcione y mejore los procesos de trabajo del despacho es fundamental hacer un análisis detallado de las actividades del despacho en que se valore la importancia de los documentos para los procesos de negocio del despacho, identificar los beneficios que se desean obtener y, finalmente, definir unas estrategias de actuación.

a)  Analizar las actividades del despacho

Es conveniente que los profesionales de Matas Asesoría y Gestión que gestionan las diferentes áreas efectúen primero un examen detallado de los procesos clave del despacho, identificando en qué medida intervienen los documentos. Los procesos de una organización –además de recursos humanos, financieros y físicos– requieren la utilización de documentos que evidencien las decisiones tomadas y las operaciones realizadas. Se trata de ver qué hace el despacho y cómo lo hace, considerando si la gestión de los documentos da un soporte adecuado a las actividades diarias.

b)  Identificar los beneficios

Es importante establecer qué beneficios se esperan conseguir implantando el archivo electrónico y qué riesgos o ineficiencias se pretenden minimizar. De esta manera, será más sencillo establecer prioridades y definir las estrategias de actuación.

Así, para el Sr. Matas el nuevo sistema de gestión de documentos debería permitir al despacho:

• Mejorar la eficacia y la eficiencia de los procesos de trabajo, liberando para otros usos el espacio utilizado para almacenar los documentos en papel, reduciendo el tiempo dedicado a las tareas de archivo y consulta de los documentos, y ahorrando gastos en consumibles y material de oficina.
• Implantar un sistema centralizado de gestión de documentos con un único repositorio y evitar así la conservación de copias, duplicados y distintas versiones de los documentos.
• Asegurar el cumplimiento del marco legal y normativo y la rendición de cuentas a los clientes y otras partes interesadas (colaboradores, colegios profesionales…).
• Garantizar la continuidad en caso de desastre, preservando los documentos vitales.
• Mantener la memoria corporativa y organizar el conocimiento adquirido por el despacho.

c)  Definir las estrategias de actuación

A la hora de planificar la implantación del nuevo sistema de gestión de documentos, en Matas Asesoría y Gestión, deberían establecer un plan de actuación que contemplase los siguientes aspectos:

1. Definición de una política y de procedimientos de gestión de documentos.
2. Designación de responsables, determinando las competencias del personal y asegurando la formación adecuada.
3. Diseño, implementación y administración del archivo electrónico.
4. Integración de la gestión de los documentos en los procesos y sistemas del despacho.

La gestión de los documentos debería tener siempre un enfoque corporativo. Por ello, es fundamental contar con la aprobación y el respaldo de la dirección y establecer procedimientos comunes para todo el despacho, que deben estar descritos en el manual de la gestión documental o en los procedimientos documentados respectivos.

También es esencial definir claramente las responsabilidades y las atribuciones y darlas a conocer a todo el personal, de manera que estén claras las personas y las áreas responsables de llevar a cabo cada actividad. En este sentido, en Matas Asesoría y Gestión tienen que determinar qué modelo de organización del sistema de gestión de documentos es el más adecuado para el despacho. La opción elegida es el modelo centralizado: todos los documentos de la organización se almacenarán en el servidor documental, de modo que la información (con los niveles de acceso que se establezcan) sea accesible para toda la organización. Este modelo evita la duplicación de documentos, permite economizar recursos y facilita la realización de copias de seguridad. Por otra parte, es preciso que haya un responsable principal del archivo electrónico que lo administre y controle su utilización (se decide que sea Maribel Puerta, del área de administración) y procedimientos de archivo uniformes.

En cuanto al diseño del archivo electrónico, el Sr. Matas acude a una empresa consultora, con una reconocida experiencia en el sector de los despachos profesionales, para que le asesore sobre los aspectos informáticos y documentales. En un primer paso, las tareas que desarrolla el equipo de trabajo formado por un consultor y los responsables de área de Matas Asesoría y Gestión, sirven para delimitar el alcance del archivo electrónico con una visión a largo plazo. Este proceso supone:

1. Determinar los documentos que formarán parte del sistema. Esta tarea requiere identificar los documentos que implican una acción o responsabilidad o que proporcionan una evidencia de las decisiones tomadas y las actividades realizadas por el despacho. Para ello, se examinan los procesos, actividades y operaciones que se llevan a cabo y que tipo de documentación se produce y se utiliza en cada caso. Al estudiar los tipos de documentos que se incorporarán al nuevo sistema, se pueden plantear las siguientes cuestiones: ¿Qué documentos reflejan de forma fiable qué se decidió, se comunicó o se hizo en su momento? ¿Qué documentos garantizan que se cumplió con los requisitos legales y normativos? ¿Qué documentos protegen los intereses del despacho y de los clientes? ¿Qué documentos se consultan con más frecuencia? ¿Qué documentos, aunque se consulten pocas veces, son decisivos para mantener las actividades del despacho?
2. Determinar los plazos de conservación de los documentos. Una vez identificados los diversos tipos de documentos que formarán parte del sistema, hay que decidir el período de tiempo durante el cual deben conservarse. Para ello, es preciso basarse en el análisis del entorno legal y normativo, de las necesidades de gestión y del riesgo que comportaría no disponer de un documento concreto. Esta tarea implica evaluar el ciclo de vida de los documentos, ya que el valor de los documentos varía según el uso que se les va dando a lo largo del tiempo. Se ha de hallar el punto de equilibrio entre la necesidad de preservar los documentos que justifican las actividades del despacho y la utilidad de eliminar, cuanto antes y de forma segura, aquellos documentos que carecen de valor para la organización. El resultado de este análisis se concreta en el calendario de conservación, que especifica que se hará con un documento cuando deje de tener valor administrativo o no necesite conservarse por razones legales (destrucción física, conservación permanente, transferencia a otro sistema de almacenamiento, etc.).
3. Calcular la cantidad de documentos que deberá gestionar el sistema. A partir de los tipos de documentos identificados, los plazos de conservación establecidos y la previsión de entrada de nuevos documentos (crecimiento del número de clientes, creación de nuevas líneas de negocio…) se hace un cálculo que permita hacer una estimación de los recursos que habrá que destinar a la implantación y mantenimiento del archivo electrónico (hardware, software, recursos humanos…).
4. Fijar la inversión máxima que se dedicará al proyecto. Se deben tener en cuenta los costes de análisis y diseño del archivo electrónico, de los recursos informáticos (escáner, servidor, módulos y licencias del software), de la instalación y puesta en marcha del sistema, de la captura inicial o la migración de los documentos existentes y de la formación del personal. Es importante determinar la inversión máxima, definiendo claramente las necesidades del despacho, puesto que condiciona el diseño del sistema de gestión de documentos y la elección de muchos de sus elementos. Se pueden valorar los sistemas y recursos con los que ya se cuenta y que pueden utilizarse. En este caso, deberá seleccionarse una solución abierta y fácil de integrar que permita la conexión de los dispositivos o la interoperabilidad entre aplicaciones.
5. Dividir el proyecto en fases. Poner en marcha un archivo electrónico requiere tener una visión de conjunto y estructurar el proyecto en diversas fases: análisis (“dónde estamos”, “qué queremos”); diseño (“cómo funcionará el sistema y se configurarán sus diversos elementos”); integración, desarrollo y pruebas (“cómo crearemos el sistema y comprobaremos que funciona correctamente”); implantación (“cómo utilizaremos el sistema”); administración (“cómo mantendremos y mejoraremos el sistema”). En el caso de un sistema de gestión electrónica de documentos que presente cierta complejidad, se puede comenzar por un tipo específico de documentos o por un perfil determinado de usuarios; una vez demostrada su efectividad, se extendería su uso. Así, en Matas Asesoría y Gestión, se considera prioritario centralizar la gestión de aquellos documentos a los que necesitan acceder todas las áreas del despacho y, por ello, en la primera fase del proyecto se digitalizarán los documentos básicos de los clientes (escrituras, actas y certificados, declaración censal, alta del IAE, inscripción de la empresa en la Seguridad Social, comunicación de apertura de centro de trabajo, libro de visitas, etc.).

En resumen, hay que pensar antes de hacer, planificar antes de actuar. Esto implica valorar en qué medida afectará el nuevo sistema al funcionamiento del despacho, valorando los beneficios que se esperan conseguir. Asimismo, se deben analizar los múltiples factores, tanto organizativos como tecnológicos, que intervienen en la gestión de los documentos. Sin un análisis de los procesos y actividades que se realizan y de los requisitos del despacho, no es posible implantar un sistema de gestión de documentos eficaz y eficiente, ya que este no puede construirse como un elemento aparte sino que debe integrarse en los procesos de trabajo de la organización.

2. A la hora de seleccionar los dispositivos más apropiados de captura y almacenamiento de los documentos, es preciso tener presentes las necesidades específicas del despacho y los requisitos de los documentos. El Sr. Matas, tras examinar detalladamente este punto con apoyo del consultor, hace una enumeración de las características y especificaciones técnicas del escáner y del servidor documental.

En el mercado existe una abundante oferta de escáneres con una gama de precios muy amplia. Por eso, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Seleccionar un escáner documental, diseñado para capturar documentos de texto en grandes cantidades. Los escáneres gráficos, para la autoedición o el diseño gráfico, están pensados para manejar pequeñas cantidades de documentos con alta resolución (fotografías, diapositivas…).
2. Utilizar un escáner con alimentador automático, para agilizar la captura de documentos compuestos por varias páginas.
3. Decidir el formato. Puede ser suficiente un escáner para formato DIN A4 aunque se ha de comprobar que no existen documentos en un tamaño mayor. El escáner también debería poder reconocer formatos especiales (DNI, tarjeta de demanda de empleo, tarjeta de la Seguridad Social…).
4. Valorar la opción símplex/dúplex. Si se manejan documentos impresos por ambas caras, es recomendable adquirir un escáner que funcione en modo dúplex para capturar simultáneamente las dos caras de cada hoja.
5. Valorar la necesidad de capturar los documentos en color. Habitualmente, en un despacho profesional la captura en escala de grises suele ser suficiente (con una definición de 8 bits de profundidad se pueden mostrar imágenes con 256 niveles diferentes de gris). La digitalización en color de los documentos significa reducir la velocidad de captura y aumentar la capacidad del dispositivo de almacenamiento.
6. Decidir la resolución. Normalmente, para capturar imágenes de documentos de texto, es suficiente con una resolución de 300 ppp (puntos por pulgada) o dpi (dots per inch). Sin embargo, si se va a aplicar un OCR (reconocedor óptico de caracteres) que “lea” automáticamente el texto puede ser necesario emplear una resolución superior. A mayor resolución, mayor tiempo de captura y mayor tamaño de los ficheros.
7. Calcular la velocidad de escaneado. En función del formato, el modo (símplex o dúplex, b/n o color), la resolución y el uso de una aplicación de OCR, conviene estipular un número de páginas por minuto mínimo, teniendo en cuenta las especificaciones del fabricante.

En todo caso, antes de dar inicio a la captura sistemática de los documentos, siempre es aconsejable hacer pruebas de digitalización con diversos tipos de documentos, a fin de comprobar la velocidad de captura, el tamaño de los ficheros y la calidad de la presentación en pantalla y de la impresión.

Hoy en día, los escáneres permiten utilizar diferentes formatos de imagen (BMP, TIFF, PDF, JPEG…) para almacenar los documentos. Sin embargo, no todos los formatos proporcionan una representación igualmente fiel del documento original (por ejemplo, el formato JPEG es adecuado para las imágenes fotográficas y en color pero no es útil para comprimir la imagen de un documento de texto). Por otra parte, un despacho profesional maneja muchos documentos que se componen de varias páginas, lo que implica seleccionar un formato multipágina: TIFF multipágina o PDF. Entre los principales estándares, el formato TIFF es el que ofrece una representación más exacta y el que permite mantener una mayor integridad de los documentos. Sus inconvenientes son un mayor tamaño de los ficheros y la dificultad para buscar texto dentro del documento.

En cambio, el formato PDF se ha popularizado para intercambiar y distribuir documentos electrónicos, aunque no proporciona una copia tan fiel del original. Además, desde cualquier aplicación ofimática (procesador de textos, hoja de cálculo, correo electrónico,…) es sencillo crear un documento en este formato, de manera que con un único programa visualizador de ficheros PDF se tiene acceso a documen­tos que han sido creados originariamente en diversos soportes o con diferentes aplicaciones. Al crear un documento electrónico en formato PDF se puede hacer que la imagen de la página escaneada sea procesada por un OCR, produciendo un texto que está oculto tras la imagen y que permite realizar búsquedas. Por otro lado, existe una norma ISO que especifica la utilización del formato PDF/Archive (PDF/A) para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

Estas características del formato PDF, junto a la intención del Sr. Matas de potenciar entre los clientes el uso de la extranet para difundir documentos, son los motivos que le han llevado a adoptar el formato PDF/A para digitalizar los documentos en papel y convertir los documentos producidos con las aplicaciones ofimáticas.

En cuanto al sistema de almacenamiento, si se piensa digitalizar un gran volumen de documentos, es recomendable instalar un servidor documental específico para el archivo electrónico con posibilidad de crecimiento futuro. Al hacer una estimación de su capacidad se ha de partir del cálculo de la cantidad de documentos que deberá gestionar el sistema (número aproximado de páginas del archivo físico en papel, número medio de páginas que se van a introducir diariamente, número aproximado de páginas que se van a expurgar anualmente) y del tamaño medio de los ficheros. Es importante, para facilitar las operaciones de archivo y de consulta, prever los usuarios que capturarán y almacenarán documentos y los usuarios que accederán simultáneamente a los documentos. Otro aspecto fundamental es la seguridad de la información (realización de copias de respaldo, control de los accesos, gestión de incidentes, etc.). En este sentido, para mantener la continuidad del negocio, puede ser conveniente utilizar un servidor documental que tenga instalado un doble disco duro “en espejo” (con sistema de redundancia de datos), de manera que si uno de ellos falla, se pueda recuperar la totalidad de la documentación almacenada porque también está copiada en el otro.

Si la selección de los dispositivos informáticos es importante, aún lo es más la del software de gestión documental. A la hora de elegir una solución concreta, el Sr. Matas tiene diferentes alternativas:

1. utilizar el software que incluye el escáner o que distribuye su fabricante;
2. adquirir un programa de gestión documental estándar que cumpla con una serie de requisitos funcionales establecidos por el despacho;
3. encargar el desarrollo de un programa a medida “llave en mano” si se entiende que las necesidades del despacho son muy específicas y no se encuentra ninguna solución estándar que las pueda cubrir.

En cualquiera de los casos, es preciso saber qué queremos que haga este programa y, por tanto, qué funcionalidades debería incorporar. La lista de requisitos funcionales debería derivar de los procesos de gestión de documentos que el despacho tiene previsto definir, desde la captura de los documentos hasta su disposición final (este aspecto se trata en el punto 3 del estudio de caso). Sin embargo, es posible establecer unas recomendaciones generales sobre el software:

• Motor de base de datos estándar que utilice el lenguaje de consulta SQL (Oracle, DB2, SQL Server, MySQL…). Esto permite una menor dependencia de un programa específico y facilita una posible migración en el futuro del motor de base de datos, la herramienta que permite realizar búsquedas y recuperar los documentos almacenados.
• Sistema distribuido y escalable que permita el acceso de un número determinado de usuarios concurrentes en modo consulta de documentos.
• Integración con otras aplicaciones (programa de gestión de despachos, programas de gestión fiscal, contable y laboral, aplicaciones ofimáticas, etc.). Es importante asegurarse de que se van a poder visualizar los diferentes tipos de documentos que se generan en el despacho, con independencia de las aplicaciones con las que han sido creados.
• Configuración personalizada del programa de archivo electrónico, de manera que el usuario con derechos de acceso como administrador del sistema pueda crear y modificar la estructura de carpetas y el esquema de metadatos (“propiedades” de los documentos electrónicos o informaciones descriptivas que se utilizan para gestionarlos).
• Mantenimiento de un registro de los accesos de los usuarios y de las operaciones realizadas.

En la elección del software de gestión documental, debería optarse por una solución estándar, abierta y flexible que se adapte al funcionamiento del despacho y a la forma en se llevan a cabo los procesos de trabajo. Esto requiere planificar adecuadamente el proyecto y valorar en qué medida el software examinado es una herramienta que facilita la creación, mantenimiento y uso de los documentos a lo largo del tiempo de un modo ágil y eficaz. Además, la solución elegida debería permitir la conversión y migración posterior de los documentos a otros productos de hardware, sistemas operativos o aplicaciones de software.

3. El proyecto de diseño e implementación del archivo electrónico en Matas Asesoría y Gestión debe definir, además de los elementos informáticos (dispositivos de captura y almacenamiento, software), los aspectos documentales del sistema. El objetivo es organizar toda la documentación útil para las actividades diarias del despacho, almacenándola en un “depósito” común al que tengan acceso todos los miembros del despacho cuando necesiten un documento concreto. Esto implica especificar el proceso de gestión de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, basándose en los documentos que formarán parte del sistema y su plazo de conservación. El proceso se compone de una serie de actividades que se encadenan habitualmente de la siguiente forma:

1. Captura de los documentos: se trata de determinar si un documento, creado o recibido por el despacho ha de formar parte del sistema de gestión de documentos del despacho y conservarse. En el archivo electrónico de Matas Asesoría y Gestión los documentos se capturan al escanearlos o convertirlos al formato PDF/A. Al incorporar un documento al sistema se han de capturar también los metadatos (propiedades o atributos asociados al documento), de forma que se describa el contexto en que se ha producido, su contenido y su estructura.
2. Registro: se deja constancia de la captura de un documento mediante un identificador único en la base de datos del archivo electrónico. Hasta que no se ha realizado el registro no debería poder efectuarse ninguna otra operación que afecte al documento.
3. Clasificación: se identifica la categoría a la que pertenece un documento teniendo en cuenta la actividad del despacho con la que está relacionado. Permite agrupar en carpetas los documentos, facilitando el control, el acceso y la aplicación de la disposición de los documentos. En un despacho profesional, el cuadro de clasificación puede estructurarse en un árbol de carpetas con los siguientes niveles: cliente > área de negocio > expediente/tipo de documento > ejercicio/año.
4. Almacenamiento: permite asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de un documento durante todo el tiempo que sea necesario conservarlo. Los documentos vitales para el funcionamiento del despacho pueden requerir métodos adicionales de protección, como la realización de copias múltiples y su custodia en diversas localizaciones, con el fin de salvaguardar la información imprescindible y continuar las actividades del despacho en caso de desastre.
5. Acceso: consiste en determinar quién tiene permiso para acceder a los documentos y en qué circunstancias mediante los controles apropiados. El acceso restringido a los documentos, por necesidades del despacho o porque así lo estipula la normativa vigente (por ejemplo, la ley de protección de datos de carácter personal), debe garantizar que únicamente aquellas personas con las atribuciones pertinentes pueden capturar, modificar, consultar o eliminar determinados documentos. Se han de categorizar los documentos de acuerdo con los diferentes niveles de acceso permitidos y establecer las personas que están autorizadas a realizar algún tipo de operación.
6. Trazabilidad: tiene por objeto controlar el uso y el movimiento de los documentos de manera que se pueda acreditar que sólo los usuarios con los permisos adecuados realizan tareas para las que han sido autorizados. El control del «rastro» que deja un documento concreto es necesario para identificar tareas pendientes, prevenir la pérdida de los documentos y mantener un control de las diversas operaciones (captura, registro, clasificación, almacenamiento, acceso y disposición).
7. Aplicación de la disposición final: consiste en llevar a cabo las acciones estipuladas en el calendario de conservación (destrucción, conservación permanente…) cuando ha concluido el plazo de conservación de un documento. La disposición de los documentos debería efectuarse mediante una rutina sistemática en el transcurso de las actividades corrientes del despacho. En el caso de los documentos electrónicos, es conveniente adoptar las siguientes precauciones:
   • la eliminación ha de estar siempre autorizada, comprobando que los documentos relacionados con un asunto pendiente o en curso no son destruidos;
   • la eliminación de los documentos debe efectuarse garantizando la confidencialidad de los datos que puedan contener, de forma que todas las copias y duplicados, incluidas copias de seguridad de los documentos cuya eliminación se ha autorizado también deberían destruirse.

En lo que se refiere a la captura inicial de documentos, se debería prever una fase de preparación. Esta fase incluye tareas como la clasificación de documentos o la eliminación de copias y documentos innecesarios, que van a ahorrar tiempo y mejorar el rendimiento del sistema. Es recomendable hacer algunas pruebas, con diferentes tipos de documentos y de formatos, para comprobar la calidad de los documentos digitalizados.

Una vez definido el proceso de gestión de los documentos, es preciso documentar todo el sistema. Esto supone poner por escrito qué se hace, quién lo hace (las responsabilidades han de establecerse claramente) y cómo se hace. Formalizar las prácticas de gestión de documentos permite asegurar que todo el personal actúa con criterios homogéneos y sin incertidumbres.

Otro aspecto fundamental a la hora de implantar un archivo electrónico es la seguridad y protección de los datos. Cualquier intento de acceso que no esté autorizado debería impedirse para garantizar:

• la autentificación de los usuarios que capturan, registran, almacenan, consultan y eliminan los documentos;
• la confidencialidad de los datos personales y la información financiera y mercantil que los documentos puedan contener;
• la integridad y la fiabilidad de los documentos, evitando modificaciones no autorizadas;
• la disponibilidad, asegurando que los documentos sean accesibles cuando se necesiten.

Hay que tener en cuenta que un archivo electrónico –también el archivo físico en papel– se considera un fichero de titularidad privada que está sujeto a la ley de protección de datos de carácter personal. Por ello, se recomienda realizar una auditoría de seguridad informática que defina, además de la seguridad física del sistema una política de protección de datos personales. El cumplimiento de esta ley supone la legitimación y legalización de ficheros informáticos, su inscripción en el registro general de la Agencia Española de Protección de Datos, la creación del documento de seguridad y la auditoría bianual en protección de datos.

Por otra parte, es fundamental definir las herramientas que faciliten la búsqueda de los documentos, básicamente el árbol de carpetas y el esquema de metadatos.

El árbol de carpetas tiene por objeto organizar de forma lógica los documentos, es decir, permite estructurar la información contenida en el servidor documental y establecer unos criterios comunes para almacenar los documentos.

El hecho de compartir los documentos permite agilizar el trabajo y mejorar los procesos de trabajo del despacho. Esto implica definir una estructura de carpetas bien sistematizada y con un cierto nivel de abstracción. Una herramienta básica de cualquier sistema de archivo es el cuadro de clasificación, que sigue siendo perfectamente válido para organizar documentos electrónicos. Es más sencillo localizar un documento determinado si se tiene claro desde el principio dónde se guarda, empleando para ello el cuadro de clasificación, que ir acotando sucesivas búsquedas que producen ruido documental (documentos encontrados pero que no son relevantes) hasta dar con él. Además, el cuadro de clasificación facilita el control del acceso y la aplicación de la disposición final de los documentos.

Se trata de crear una estructura sencilla adaptada a las necesidades del despacho. Aunque las posibilidades que ofrecen los distintos fabricantes de software documental suelen ser amplias –es importante verificar el número de niveles de carpetas permitido–, un árbol de carpetas demasiado complejo puede dificultar las operaciones de almacenamiento y recuperación de los documentos.

Para elaborar el árbol de carpetas, conviene tener en cuenta los pasos a seguir:

1. Establecer categorías principales que permitan agrupar los documentos del despacho a partir de un criterio inequívoco (por ejemplo, clientes).
2. Identificar las subdivisiones de las categorías principales hasta obtener un árbol de carpetas detallado con diferentes niveles.
3. Utilizar un vocabulario uniforme que permita predecir el contenido de cada carpeta. El empleo de los mismos términos para nombrar las carpetas asegura la coherencia del archivo electrónico y facilita la localización posterior de los documentos.
4. Asignar cada tipo de documento a una carpeta específica. Hay que evitar criterios ambiguos que pueden dar lugar a que un mismo tipo de documento se guarde en carpetas diferentes.
5. Establecer directrices para crear nuevas carpetas o nuevas divisiones del cuadro de clasificación.

El árbol de carpetas elaborado por Matas Asesoría y Gestión presenta la siguiente estructura:

El árbol de carpetas ha de complementarse con otra herramienta: el esquema de metadatos. Es muy importante dedicar el tiempo necesario a crear una estructura de datos apropiada: el diccionario de datos tiene por objeto describir los distintos campos que la base de datos indexará cuando se capture un documento. Hay que valorar qué campos serán obligatorios y establecer cuando se utilizarán listas desplegables con los valores posibles para facilitar la entrada de datos. Se debería elaborar el esquema de metadatos desde un primer momento, puesto que modificarlo cuando el sistema ya está en funcionamiento resulta una tarea laboriosa; además, se corre el peligro de generar inconsistencias en los datos. Por eso, si el proyecto presenta cierta complejidad puede ser conveniente acudir a un consultor en gestión documental, ya que éste puede ayudar a definir listas de descriptores que definirán con precisión el contenido de los documentos y facilitarán una recuperación posterior más eficaz.

Un ejemplo de esquema de metadatos, con la lista de los campos que componen la base de datos, puede ser el adoptado por Matas Asesoría y Gestión:

• Identificador (nº de registro)
• Fecha de captura
• Usuario
• Código del cliente
• Cliente (razón social o nombre del cliente)
• Área (fiscal, contable, laboral…)
• Tipo de documento
• Descripción (contenido)
• Ejercicio
• Autor del documento
• Entidad/organización
• Fecha del documento
• Observaciones

En resumen, la implantación de un archivo electrónico requiere analizar los procesos de gestión de los documentos, teniendo en cuenta los procesos de trabajo del despacho y la seguridad y protección de los datos. Asimismo, deberían elaborarse detalladamente las dos herramientas básicas que van a facilitar la captura, almacenamiento y recuperación de los documentos: el árbol de carpetas y el esquema de metadatos.

(*) Caso elaborado por José Alberto Alonso, consultor en gestión documental y de archivos. Colaborador de Planificación Jurídica.