Momento de las Finanzas y el Control en mi despacho

Consejos de toda la vida, pero que todavía son vigentes y funcionan

Estos consejos, aunque están muy adaptados a proyectos de consultoría o firmas de abogados, la mayoría de ellos perfectamente podrían ser aplicables a una asesoría, aunque facture bajo un sistema de igualas o cuotas.

• Forma de pago a proponer a los clientes en “presupuesto aceptado”, procurando obviamente adelantar los cobros y dejando un bajo porcentaje final a la finalización de los trabajos.
• Especificar las fechas de facturación y cobro en todos los presupuestos, así como el porcentaje a incluir en cada una de ellas. Esto es lo que se denomina Plan de Facturación por cliente. Esta práctica ayuda a acostumbrar a los clientes a la política del despacho en relación con la facturación y los cobros [1].
• Preparar facturas al inicio de los trabajos según lo acordado en el Presupuesto Aceptado. Suele ser una buena práctica el adjuntar con la primera factura el plan de facturación previsto, con indicación de las fechas e importes.
• Establecer un sistema de revisión de los cálculos de las facturas y autorización, antes de su envío al cliente, y evitar así situaciones comprometidas.
• Procurar no depender de los clientes en cuanto al envío de los cheques, ya que esto puede provocar situaciones financieras conflictivas. En este sentido puede ser válido en algunos casos el aplicar la fórmula de recibos al cobro [2]. Hoy en día la mayoría de despachos aplican el sistema de cobro por domiciliación bancaria o transferencia. Si podemos imponer el sistema de domiciliación bancaria el control en el pago siempre será nuestro.
• Cuando el cliente solicite aplazamiento de pago, se le debe aplicar la correspondiente repercusión de los gastos financieros en los que incurra la firma. La norma general ha de ser el pago por cheque o domiciliación bancaria a la entrega de la factura.
• La responsabilidad de la facturación y el cobro es del director o responsable del departamento; es decir, él es quien establece al Departamento de Administración las fechas y porcentajes a facturar, puesto que está en contacto directo con el cliente.
• Cuando una propuesta ha sido aceptada, el socio director del trabajo comunicará a Administración las fechas y porcentajes a facturar, con indicación de la forma de pago y demás detalles necesarios tales como NIF, dirección, persona a la que remitir la factura, concepto a reseñar en la factura y copia del Presupuesto aceptado por el cliente.
• Con la información remitida por el socio o responsable del cliente, el Departamento de Administración cumplimentará una Hoja de Control de Facturación en la que anotará también los datos de las facturas que se emitan sobre cada trabajo en un modelo como el siguiente. Este control como hemos comentado al inicio se puede facilitar mucho a través de los ERP y mediante un buen módulo de Gestión de Expedientes:
• La Administración de la firma ha de preparar un modelo de factura, en la que no sólo se especifiquen los datos básicos exigidos por la legislación sino aquellos otros que permitan al cliente identificar el concepto por el que se le factura. En este sentido conviene hacer siempre referencia a la Propuesta por él aceptada. Es de buen gusto el remitir junto a la factura una carta en la que se le comunica el envío de ésta.

No obstante, la Administración del despacho, al cumplirse la fecha prevista para facturar y antes de enviar la factura al cliente, debe consultar con el responsable del proyecto y recabar su aprobación, especialmente sobre los importes y conceptos a reseñar en la factura. Un aspecto importante a incluir en ella es el correspondiente a los gastos de viaje, desplazamiento y cualquier otro concepto que pueda ser repercutido al cliente, y que ha de ser comunicado previamente a Administración.

• Establecer sistemas para el seguimiento y control de la facturación en relación con los trabajos en curso, que permitan al mismo tiempo controlar los importes de la producción no facturada.
• Es eficaz el llevar estadísticas por clientes y sobre todo por cada responsable del cliente en cuanto a la agilidad conseguida en la facturación y cobro; así como la comparación entre los objetivos previstos y los resultados obtenidos sobre la facturación a realizar mensualmente.

En relación con los cobros, algunas de las prácticas y sistemas aconsejables

Podrían ser las siguientes:

• Establecimiento de sistemas de seguimiento sobre las cuentas a cobrar vencidas.
• Confeccionar informes quincenales, o como mucho mensuales, por cliente y responsable del cliente, en los que se indiquen las facturas pendientes, con mención clara de su antigüedad. Informes que serán elaborados por el Departamento de Administración y remitidos al socio responsable del trabajo, así como al director del despacho.

Como se ha indicado anteriormente, la responsabilidad de la gestión de cobro es del responsable del cliente; por lo tanto, no es conveniente delegar en la Administración el cobro de las facturas de los servicios prestados.

Cuando un responsable de un cliente abandone el despacho, ha de conocerse, antes de que se vaya, todo lo relacionado con los proyectos en proceso y muy especialmente con lo facturado y cobrado a cada uno de ellos

Han de establecerse procedimientos para asegurarse de que se han agotado todos los esfuerzos para cobrar antes de considerar una cuenta como pérdida. Las acciones emprendidas, así como los resultados obtenidos, deberán ser documentadas para justificar la pérdida.

En relación con los archivos, hoy en día afortunadamente todo esta digitalizado y automatizado, a mantener en esta área, los básicos serían:

• Por clientes. Junto al resto de la documentación archivada por cliente, y debidamente separadas, deberá mantenerse una copia de la factura emitida, así como fotocopia del talón, transferencia o abonaré bancario correspondiente al cobro, y copia de la carta de acuse de recibo.
• Por número de factura, a los efectos del Reglamento del IVA.

En cuanto a la información periódica a emitir sobre las facturas y el cobro de las mismas, a continuación, se relacionan algunos de los listados mensuales y acumulados que el Departamento de Administración debería confeccionar:

• Facturas Emitidas.
• Antigüedad de Saldos.
• Relación Económica de Facturas.
• Facturas ordenadas por Trabajos.
• Facturas ordenadas por Cliente.
• Facturación ordenada por responsable.

(*) Fuente consultada: “Gestión y Desarrollo de una Firma de Auditoría”, editado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.

[1] En ocasiones, pueden iniciarse trabajos sin que se haya firmado el Presupuesto Aceptado. En estos casos, los clientes deberán ser informados por carta o correo electrónico sobre las condiciones de facturación y cobro, y desde luego antes de remitirles la primera factura. (volver)

[2] Para evitar malos entendidos con los clientes, aunque parezca evidente, es conveniente asegurarse de que todas las facturas tienen su aprobación. (volver)