Buy or build: Criterios para la implantación de soluciones digitales al despacho profesional

¿Qué pasa cuando el despacho decide realizar cambios en sus procesos de trabajos? ¿Qué sucede si se quiere apostar por una comunicación con los clientes diferente? ¿Cuál es la respuesta si el despacho considera que quiere desarrollar un valor diferencial e innovador? Por lo general, estos aplicativos cubren rara vez estos supuestos. Y es que buscar variaciones del estándar que ofrecen estos aplicativos se va de su modelo de negocio y siempre es un problema. Dos escenarios se presentan por regla general: no se puede realizar la propuesta de cambios; se debe contratar una bolsa de hora y no se asegura que los resultados sean los esperados. El aplicativo es bueno en lo que hace, no en la creación de funcionalidades no previstas. Al menos, hasta que no haya una cantidad suficientes de despacho que demanden mejoras similares.

Además, y centrándonos en aspectos estratégicos, ¿dejamos la innovación del despacho en manos de un proveedor externo? Nuestras peticiones pueden ser implementadas o no, en función de la hoja de ruta de desarrollo del aplicativo. Consideremos que nuestra propuesta es innovadora y se lleva a cabo. Estas mejoras no serán embargadas en la mayoría de los casos. Es decir, el despacho aporta un conocimiento que repercutirá en beneficio del proveedor, que mejorará su producto y dará mejor servicio al resto de los despachos que están en su porfolio. Imaginemos que sólo se aplica a nuestro despacho. Las próximas versiones necesitaran de adaptaciones y, por tanto, su implementación será más lenta que en la competencia. ¿Dónde residirá la ventaja?

Consideremos la creación de un aplicativo, que tome como base algo estándar en otros mercados, tipo CRM Dynamics o ERPs como Odoo, altamente personalizables. Por un lado, nos aseguramos una adaptación total a como queremos trabajar. Es decir, nos obligará a revisar procesos y apostar por una eficiencia que nace de una iniciativa del propio despacho. Por otro lado, nos permite seguir una hoja de ruta propia definida por el despacho en su estrategia de crecimiento y mejora. Incluso apostar por la creación de un aplicativo puede significar la adecuación al plan de inversiones o asegurar la gestión del cambio garantizando el uso por el equipo. ¿Y por qué no? Su futura comercialización. Para ello hay que apostar por metodologías ágiles que nos den un producto que conforme pase el tiempo cada vez sea mejor.

En la parte negativa, todo el peso de desarrollo, mantenimiento o migración recae sobre el despacho. Además, los despachos no se dedican a la creación de software y si no se entiende bien la complejidad de que supone su desarrollo, será un camino angosto. La gestión de la expectativa y la demanda también se pueden torcer. Incluso, sin un gran conocimiento de cómo los aplicativos verticales funcionan, puede que el despacho se desvíe de lo que realmente sucede en el mercado. Así pues, la mayor dificultad que se presenta es organizativa y de cultura. Volvemos a topar con la estrategia.

Ambas alternativas tienen sus aspectos positivos y negativas… ¿Cómo decidir? Pues se proponen tres parámetros que deben guiar nuestra decisión:

• Equipo de especialistas: habitualmente los despachos no cuentan con grandes equipos de desarrollo. Por el contrario, existen perfiles que son capaces de gestionar proyectos digitales. Perfiles que tienen cierto conocimiento tecnológico y que entiendan el modelo de negocio. Este perfil puede trabajar y negociar con un proveedor tecnológico que se dedique a crear aplicativos a medida. En este escenario, se puede apostar por crear un aplicativo. ¿Qué pasa si no se cuenta con un equipo, perfiles o suficiente experiencia? ¿Contratamos un proveedor que no hable nuestro idioma realmente? La apuesta segura sin este rol o la existencia de un equipo será la contratación de un vertical.
• Urgencia competitiva: la principal ventaja de la suscripción de un vertical estándar de mercado es sin duda su implementación rápida, a priori. Sobre el papel este hecho es claro. ¿Quién realiza la gestión del cambio? ¿Quién se encarga de las migraciones? ¿El proveedor? Un paquete estándar es bueno hasta que se necesitan extras. Por tanto, el tiempo de implantación puede ser largo si no se realiza bien y no se explica hasta donde llegará el aplicativo. El tiempo de creación de un aplicativo es más lento, a priori. Si podemos trabajar con metodologías agiles, que nos permitan realizar un desarrollo rápido que luego vaya incorporando iteraciones y mejoras, esa lentitud supondrá una ventaja competitiva. Este escenario sólo se podrá plantear si tenemos entre de 6 a 12 meses, aproximadamente. En caso de querer dedicar menos de 6 meses, deberemos contratar el vertical.
• Integración entre plataformas: no existe un vertical que sea capaz de cubrir todas las necesidades de un despacho. Un buen ERP, por mucho que se nos diga, no cubrirá correctamente las necesidades que si cubre en CRM especialista. Y viceversa. Es habitual ver despachos con dos o tres aplicaciones en su día a día. ¿Se pueden conectar fácilmente? ¿Es transparente la conexión entre proveedores distintos? ¿Quién es el que asume el desarrollo y la integración? Estamos ante un aspecto que debe ser clarificado ya que sin no hay una buena integración, estaremos condenados a trabajar entre hojas de cálculo y el traspaso de información manual. No nos pongamos fatalistas, imaginemos que las aplicaciones pueden intercambiar información, ¿cuál es su coste? Tanto si es una solución ya creada cómo una por crear, deberemos tener en cuenta cuál será la estrategia óptima y sobre todo que supone a nivel de inversión. La conexión entre verticales puede ser una limitación real. La conexión entre software creado por el despacho puede ser una de esas funcionalidades que nunca dan un resultado satisfactorio.

En conclusión, todas las alternativas serán válidas. Deberemos pensar, cómo siempre que hablamos de tecnología, en una estrategia que abarque la novedad, la adecuación a los procesos, la cultura del despacho y la visión que tengamos a medio y largo plazo.