Un caso de éxito de GC: AddVANTE. Aprendiendo de los mejores

2. ¿Qué objetivos y estrategias definieron?
Se analizaron los procesos clave que podían aportar eficiencia a la firma y que tenían como elemento central la gestión del conocimiento. Dado que AddVANTE es una firma que agrupa distintas disciplinas que dialogan y trabajan conjuntamente para buscar soluciones a problemas complejos, gestionar adecuadamente y eficientemente las distintas bases de conocimiento dispersas por la “casa” se convirtió en un auténtico reto.Al mismo tiempo surgió la necesidad de aportar innovación en nuestros servicios para nuestros clientes. La innovación requiere gestionar, filtrar, relacionar y poner en contacto las nuevas fuentes de conocimiento con lo que se ha ido almacenado en nuestra firma durante muchos años.En este sentido, se crearon diferentes grupos de trabajo compuestos por profesionales de distintas áreas que buscaron fórmulas y propuestas para mejorar la gestión de la información y el conocimiento que se estaba acumulando en muchas carpetas dispersas por los servidores de la firma y que estaban en propiedad de diferentes personas de la organización.

3. ¿Cómo se implicó la dirección?
La dirección se implicó de lleno en este programa y se encargó de convencer a todos los socios para que apoyaran el proyecto. Es un proyecto que a corto plazo no genera rentabilidad o al menos no es palpable, sin embargo, gestionar adecuadamente el conocimiento aporta una importante ventaja competitiva.

4. ¿Qué papel jugó la tecnología en el proyecto?
La tecnología es fundamental en la gestión del conocimiento y a un despacho profesional aporta varios aspectos clave:

1. Aumenta la velocidad de búsqueda
2. Facilita la interrelación de la información
3. Permite trabajar desde la distancia. Las ideas surgen cuando surgen
4. Evita reuniones

5. ¿Contaron con apoyo externo para el desarrollo del proyecto?
AddVANTE dispone de un departamento de tecnologías de la información que da servicio a toda la organización. Este departamento, consciente de las necesidades, lanzó una propuesta de mejora en el ámbito de la gestión del conocimiento que incluía la utilización de ciertos servicios de consultoría externa, especialmente en lo que hace referencia a desarrollo de software o parametrización de programas estándar. Con esa contratación aumentamos enormemente la velocidad de implantación de la solución tecnológica.

6. ¿Con qué criterios escogieron al responsable de la gestión del conocimiento?
En nuestro caso no fue difícil, pues contamos en nuestra organización con personas que trabajan en el ámbito de la consultoría estratégica y están acostumbrados a utilizar herramientas de gestión del conocimiento.Los responsables de esta área han de ser personas capaces de estructurar lo abstracto, con capacidad de síntesis y que combinen la visión con el enfoque a resultados, de lo contrario el proyecto puede derivar hacia resultados finales poco concretos y faltos de utilidad.

7. ¿Cuáles fueron las principales dificultades?
El reto más importante fue convencer a la organización de la idea de que una adecuada gestión del conocimiento podía aportar mayores ventas y mejorar los resultados a nuestro negocio. En los despachos profesionales no es fácil extraer tiempo del día a día para invertirlo en proyectos estratégicos que no aportan resultados visibles a corto plazo. Por eso es fundamental que la dirección esté implicada y sepa motivar a toda la organización en este proyecto, de lo contrario no será viable su implantación.

8. ¿Cuánto tiempo tardaron en obtener los primeros resultados?
Nosotros tardamos unos 4 meses en la construcción de la plataforma tecnológica, tras lo cual invertimos 1 mes más en la ordenación de la información según los nuevos parámetros descritos en la plataforma y otros 2 meses en el desarrollo y puesta en marcha de las herramientas de innovación.

9. En términos generarles, ¿qué inversión económica les supuso el proyecto?
En nuestro caso la inversión en tecnología se situó alrededor de los 40.000 euros, pero a esta cifra hay que añadir los importantes esfuerzos de la organización que si se contaran en horas supondrían una inversión 4 veces superior.

10. ¿Cuáles son los planes de futuro respecto a la gestión del conocimiento?
Nuestros planes futuros contemplan un nuevo proyecto que se basa en la creación de una unidad de inteligencia competitiva que permita adelantarnos a nuestros competidores mediante la interconexión de la información interna con la que existe en el mercado. Consideramos que interconectar ambas informaciones de manera continua nos permitirá mejorar nuestra eficiencia y reducir el “time to market” de nuestra innovación.