El dossier de presentación de una asesoría

No obstante, los nuevos medios tecnológicos con los que cuentan actualmente las empresas (impresoras a color, escáner, fotocopiadoras a color, etc.) permiten obtener folletos de una calidad aceptable con un precio inferior al de las imprentas. Si en su asesoría poseen estos medios puede aprovecharlos para hacer una prueba.

1. La presentación

La presentación del folleto variará en función de los objetivos que se pretendan cubrir y del estilo que se haya decidido que éste tenga.

Así, por ejemplo, un folleto de presentación puede tener el formato de un tríptico (en cuyo caso la información debe estar resumida y ser clara y concisa) o de dossier, pudiéndose alargar las explicaciones. En todo caso, la presentación deber ser breve, cómoda para el lector y sencilla.

• Si se trata de un folleto impreso en el propio despacho procure cuidar la encuadernación.
• En todo caso, cuide especialmente la tapa o primera hoja de la presentación. Será lo primero que vea quien la reciba, y debe actuar de “gancho” para que el lector abra la presentación y lea su contenido.
• Siempre que sea posible personalice el folleto con el nombre de la persona que lo va a recibir o con el de la compañía al que se le envía.
• Es posible que su folleto no tenga una respuesta inmediata y que se guarde para tener a su asesoría en cuenta en caso de precisar sus servicios. Permita que su presentación de empresa sea de fácil archivo y que, una vez en él, se identifique con claridad.
• También es posible realizar la presentación de la compañía en formato digital o electrónico( power point, PDF..) que se pasarán en reuniones con los futuros clientes. Se trata de un medio que permite una gran variedad de colores y formas con un coste relativamente bajo, pero debe garantizarse en todo momento que este material  este bien diseñado. Este formato permite ahorrar costes, pues se puede realizar una presentación de la empresa en formato tradicional/papel, y luego enviársela al futuro cliente por correo electrónico.

2. El contenido

• No crea que por el hecho de incluir más información en su folleto el lector creerá que tiene más servicios que ofrecerle. Actualmente, el tiempo es un bien muy preciado y el hecho de que usted valore el tiempo del lector tanto como el suyo propio es de agradecer. Es por ello que le recomendamos que su presentación de empresa sea simple, concisa y clara.
• No trate de explicar todo lo que es su asesoría ni de pormenorizar cada uno de los servicios que ofrece. Como su nombre indica, ésta será la presentación de su compañía, y del mismo modo que las personas, constituye su “primera imagen”.
• Trate de que el lector se familiarice con su compañía y conozca su evolución, pero no lo aburra con excesivos datos.

3. Cuide los detalles

• Acabamos de comentar la costumbre de acompañar el folleto de presentación de la asesoría con una tarjeta. Es un detalle. De este modo se consigue que el cliente que esté interesado en nuestros servicios no llame a un número de teléfono común, en el que deberá pasar por el filtro de recepción y explicar el motivo de su llamada. Se le ofrece el nombre y el número de teléfono directo de una persona que estará esperando su llamada y que conocerá qué servicios pueden ajustarse mejor a sus necesidades. Este detalle a menudo se considera sin importancia, pero actualmente, cuando el asesoramiento de los distintos despachos es cada vez más parecido, los detalles son los que consiguen diferenciar entre unos y otros.
• Otro detalle a tener en cuenta es la ortografía. Aunque parezca un hecho esencial que todas las empresas tienen en cuenta, a menudo los folletos se imprimen con errores ortográficos o de transcripción que ofrecen a quien los lee una pobre imagen de la calidad de la compañía.

Un último consejo

Recuerde en todo momento quién puede tener su presentación de empresa (por ejemplo manteniendo una base de datos de las personas a las que se les ha entregado). Le será de gran servicio desde el punto de vista comercial. Le permitirá conocer el grado de notoriedad que su asesoría tiene y si el hecho de haberles hecho llegar su presentación les ha hecho decidir a contrastar sus servicios. Incluso puede llegar a darse el caso de que un cliente lo sea por haber visto su presentación en otro lugar, lo que le dará claves de actuaciones publicitarias futuras.