Herramientas para fomentar la comunicación interna

Folletos

Sobre temas particulares como «¿Qué hacer frente a una queja del cliente?» se pueden diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en el contexto de campañas de concienciación interna.

Boletín del despacho

Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una comunicación ascendente, descendente y lateral. Además, la identificación de los integrantes con su contenido conlleva, por lado, la valoración como persona y, por otro, un sentimiento de pertenencia. Estas publicaciones se adecúan a los hábitos de lectura de cada cual y crean una cita periódica entre la redacción y el personal. Puede ser en formato boletín o incluso el mismo blog

Reuniones internas para compartir información

Las reuniones son un espacio de comunicación para: informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la debida antelación.

Línea abierta o línea directa

Es una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes serán revisados por el responsable y a los pocos días se deben contestar los mensajes.

Buzón de ideas o sugerencias de mejora

Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organización sus planteamientos.

Nuevas tecnologías

No hace falta insistir la revolución que ha supuesto la entrada de las nuevas tecnologías en las organizaciones. Por ello, tan sólo haremos un repaso de los medios empleados.

Entre las posibilidades que puede poner en marcha una empresa se puede citar:

• Intranet: es una red interna que presenta la ventaja de ser un medio rápido e instantáneo    dado que sólo se necesita colocar las computadoras en red.

• Grupos de discusión por temáticas (Slack, Pizarras colaborativas): puede servir para motivar a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales.

Evaluar

La evaluación del proceso periódico de comunicación es necesaria para analizar la posibilidad de realizar mejoras, si fuera necesario. Los datos obtenidos darán lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan, será difícil mantener una estructura de comunicación interna. Los métodos más difundidos son las encuestas y sondeos de opinión internos. También hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan, durante su ejecución y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los objetivos fijados, las metas y los resultados esperados.