El primer contacto del nuevo colaborador con la firma debe ser siempre con el responsable del departamento en donde entrará a trabajar, el cual deberá recibirlo, siendo puntual y haciéndolo sentir cómodo, ya que cuando se inicia una andadura en una nueva empresa, normalmente se está nervioso y fuera de lugar.
Previamente se habrá formalizado el contrato de trabajo, con la firma de toda la documentación necesaria para el ingreso del candidato en el despacho.
La impresión que se saque se proyectará sobre la organización. También hay que decir que, si la firma es pequeña, la entrevista se suele mantener con su titular.
Con el candidato se tendrá una pequeña «charla» introductoria en la que se le ampliarán las funciones a desarrollar en su puesto de trabajo, sin darle excesiva información referente a su nuevo trabajo y de lo que tiene o no que hacer, ya que no podrá asimilarlo todo de golpe, con la suficiente claridad y objetividad. Se le dará la información sobre la firma de manera condensada, para vender la imagen del despacho (Marketing Interno). Los temas que deberían exponerse son: Políticas y Filosofía de la firma; su historia; Estructura organizacional.
En resumen, se pretende orientar al recién incorporado en todos aquellos aspectos propios del despacho: costumbre, mentalidad, servicios, estilo de relaciones y procedimientos para que se desenvuelva eficazmente dentro de ella.
Al finalizar esta «charla» se le ofrecerá la oportunidad de hacer todas las preguntas que crea conveniente y a que manifieste las posibles dudas que tenga, sobre los aspectos comentados. Es conveniente que durante esta «charla» y las sucesivas, evitar las llamadas telefónicas e interrupciones.
Una vez terminada ésta, que habrá durado entre 1 ó 2 horas, se pasará a enseñar el lugar o espacio físico, que previamente ya estará preparado, donde trabajará a partir de ahora. Se le suministrará todos los materiales de trabajo que pueda necesitar en el desempeño de sus funciones, así como también, un pequeño manual de empleado. Tal como hemos dicho antes, en el que se hace constar todas las normas básicas de comportamiento en el despacho, como son horario de entrada y salida, comida, desayuno, descansos, permisos y toda la posible información a tener en cuenta a lo largo de su permanencia en él, así como los posibles documentos que tenga que cumplimentar, informándole de como poder rellenarlos.
Más tarde, se le harán las primeras presentaciones del personal de su mismo departamento, «sus futuros colaboradores y compañeros de trabajo», las dependencias donde se encuentra el departamento.
Ya el nuevo empleado situado en el ámbito de su nuevo despacho y de su puesto de trabajo, se le encomendarán los primeros trabajos que tendrán que ser rutinarios y sencillos, para que vaya empezando a funcionar poco a poco y se haga cargo de la situación.
El responsable del departamento debería finalizar el día con una nota positiva, hablando unos momentos con el empleado, comentando sus impresiones a cerca de lo desarrollado durante el día, despidiéndose hasta el día siguiente, dejándole una buena impresión.
c) Segundo día. “Intensivo en contenidos internos del propio despacho”
En el inicio del día también será el responsable del departamento el que reciba al empleado. Al empezar se podrán supervisar los trabajos realizados el día anterior, analizando los posibles problemas que tuvo ayudándole a resolverlos; más tarde se seguirá con las presentaciones de las personas más allegadas al departamento, de las cuales el podrá necesitar algún contacto para recabar información que le sea útil.
Una vez el nuevo colaborador ya está instalado, es preciso realizar una cierta formación intensa en todo lo relativo a cuestiones técnicas y legales que toda firma debe cumplir;
- Reportes periódicos que debe realizar acerca de su trabajo o seguimiento de clientes
- Conocimiento y uso del software utilizado en el despacho
- Seguridad y normas internas sobre uso de las nuevas tecnologías
- Adaptación y cumplimento de toda la normativa legal que internamente se debe cumplir (confidencialidad, ley de protección de datos, blanqueo de capitales.)
Ahora sí se está en disposición de encomendarle las tareas propias de su puesto de trabajo, explicándole los pormenores que podría suscitar la elaboración de este. Se deberá ir supervisando periódicamente el trabajo que desarrolla el empleado e ir orientándole en todas las facetas.
d) Seguimiento y evaluación. “Presión suave y con cariño”
Una vez el nuevo profesional ya está realizando su trabajo, es preciso realizar un seguimiento, con el fin de comprobar y evaluar las diferentes aptitudes y actitudes referentes al trabajo que sigue a continuación:
- La adaptación al nuevo equipo humano y a la cultura de la firma.
- Si cumple las previsiones realizadas, respecto a sus dotes intelectuales, de aptitud, formación, actitud y disposición al trabajo.
A lo largo del seguimiento se programarán reuniones de trabajo con los miembros de su departamento, con los posibles colaboradores que puedan aportar algo en su desempeño, en las que se debatirán y discutirán funciones, organización e interrelaciones con el nuevo empleado.
El responsable del departamento deberá encontrarse regularmente con el nuevo empleado hasta la finalización del seguimiento, para poder responder a posibles preguntas y cuestiones que tenga, así como asegurarse de que toda marcha de acuerdo con el plan inicial que se acometió en la selección del candidato, manteniendo un diálogo, cuyo fin es obtener un buen feed-back con toda la organización.
PERIODO DE PRUEBA
Este período va ligado íntimamente con el seguimiento realizado en el manual de acogida. Este consiste en que cualquiera de ambas puede renunciar al compromiso de mantener una relación laboral de carácter contractual, viene regulado por ley y no puede ser prorrogado bajo ningún concepto.
El período de prueba tiene que ser un factor más, que sirva para confirmar la decisión del proceso de selección, comprobando una serie de aptitudes y factores que no pudieron ser evidenciados en dicho proceso de selección.
Durante el período de prueba, es importantísimo el apoyo de todos los compañeros del despacho, y muy especialmente del responsable del departamento. Su seguimiento es una de sus principales responsabilidades, y por tanto deberá:
- Informar de cuál es la función a desarrollar en su puesto de trabajo, cuáles son los resultados que debe obtener, indicando en cada caso lo que debe hacer para llegar a ellos.
- Instruir al colaborador de cómo debe efectuar su trabajo.
- Ayudar a corregir sus posibles fallos y destacar sus aciertos, como medida motivadora, estimulándole a obtener los resultados previstos.
- Evaluar y comunicar el resultado de su valoración, periódicamente.
Días antes del término del período de prueba el responsable del departamento, evaluará todo el seguimiento que ha hecho del nuevo empleado y decidirá si éste se integrará en la firma. La duración del período de prueba siempre va en función del puesto de trabajo.
No olvidarse de la formación
Finalmente, el responsable del departamento debería ser el responsable de detectar las posibles necesidades de formación que puede tener el nuevo colaborador.
Durante la acogida se habrá tenido la oportunidad de observar si en el desempeño de su trabajo el empleado o profesional ha tenido alguna deficiencia, debida a una falta de formación específica y que necesite una ampliación de la que tiene adquirida. Se tendrá que planificar una formación específica en función del Plan de Carrera que se le haya diseñado al nuevo empleado.