La correcta distribución de trabajos y la delegación como fuente de ahorro y de beneficios

Sin embargo, la correcta distribución de trabajos es algo bastante complicado, pues hay que compatibilizar y armonizar unos objetivos que a veces chocan entre si: rentabilidad y calidad de servicio; beneficio a largo plazo y beneficio a corto plazo; las necesidades de un cliente sobre las de otro; los intereses de un empleado sobre los de otro. Para ello, deberán tenerse en cuenta muchos factores, que a continuación analizaremos.

Un factor a tener en cuenta es la rentabilidad. Así, tanto si al personal se le retribuye con una cantidad fija al mes como si no, parece que un criterio básico sería distribuir los trabajos nuevos entre quienes tienen unas horas libres. Sin embargo, no es el único, pues también hay que tener en cuenta la satisfacción del cliente. Por tanto, cuando se le haya de asignar un profesional no sólo deberá tenerse en cuenta la formación, nivel o calidad de éste, sino también su forma de ser. Es importante que el cliente sepa valorar el estilo particular del profesional, pues de lo contrario se sentirá insatisfecho y cualquier servicio que reciba lo encontrará caro y malo.

Por ejemplo, hay profesionales que tienen mayor habilidad para llevar temas de particulares, mientras que otros prefieren que su cartera de clientes esté compuesta por empresas. Seguramente en ambos casos nos encontramos con excelentes profesionales, pero con estilos distintos. La diferencia entre saber distribuir bien los clientes o no puede ser abismal, tanto como la que puede existir entre ganar un cliente o perderlo. Y todo ello, acabará redundando en un beneficio o en una pérdida económica.

Otra cuestión a tener en cuenta es el desarrollo de las habilidades de un profesional y su especialización. Pues es evidente que la forma de planificar y repartir los trabajos puede acabar repercutiendo en la formación de un empleado o colaborador. Así, por ejemplo, si a un mismo abogado se le pasan siempre los temas penales de un despacho, es evidente que llegará un momento en que será el especialista penal de la firma.

Finalmente, en el reparto de trabajos también tiene una cierta importancia las preferencias del personal y su grado de motivación.

Una vez enumerados estos factores, llegó el momento de hablar de la toma de decisiones en el reparto de trabajos.

¿Qué información deberá tenerse en cuenta?

Veamos los pasos que deberemos seguir:

Variables Objetivas

1. Hacer una lista de todos los trabajos pendientes de realizar.
2. Determinar el tiempo que se estima necesario para materializar cada trabajo.
3. Determinar las habilidades o conocimientos que se consideran necesarios para poder realizar correctamente el trabajo en cuestión.
4. Hacer una lista de los profesionales disponibles para realizar el trabajo.
5. Enumerar los puntos fuertes y los puntos débiles de esos profesionales, es decir, sus habilidades.
6. Determinar el tiempo de que dispone cada uno de ellos.
7. Valorar económicamente el tiempo de cada profesional o empleado, en términos de productividad y de calidad.
8. Determinar las necesidades profesionales de los empleados:
   • ¿El empleado tiene alguna razón especial para trabajar en un asunto en lugar de otro?
   • ¿Tiene que trabajar cerca de casa este mes?
9. Determinar las preferencias de los socios y los profesionales superiores:
   • ¿Hay algún empleado que ellos prefieran tener trabajando en su equipo?
10. Establecer las preferencias del cliente.
11. Tener muy claro la importancia que el cliente o el proyecto tiene para la empresa.
12. Establecer un canal o sistema correcto para que toda esta información que acabamos de enumerar llegue de la forma más exacta y puntual a la persona adecuada.

A partir de estos datos, el responsable deberá buscar la solución óptima y estratégica en términos de rentabilidad, satisfacción del cliente, satisfacción de los empleados y el desarrollo de las habilidades de los empleados.

Como puede constatarse, en todo momento nos estamos refiriendo a la información, por lo que será básico que el proceso de recopilación y recepción de la misma esté perfectamente cuidado. Además, estamos hablando de una función estratégica que sólo el líder o titular de una asesoría está en condiciones de realizar.