La importancia de los protocolos en los despachos familiares. Algunos apuntes y recomendaciones

Cuestiones más importantes que se abordan en un protocolo familiar

POLÍTICA DE PERSONAL, en este apartado la familia suele estar interesada en regular las relaciones profesionales del despacho con sus empleados en cuanto a la fijación de incentivos a la retribución por productividad, exigencia de una formación profesional mínima para la entrada en el despacho o en su caso de experiencia profesional previa. Normalmente, en los despachos profesionales que ya han alcanzado unas dimensiones importantes se tiende a que los familiares de las generaciones mas jóvenes pasen por los mismos filtros formativos y de experiencia profesional que el resto de sus compañeros para evitar que en el despacho permanezcan indefinidamente miembros de la familia que no compartan el proyecto del despacho y que simplemente utilizan su relación familiar para gozar de una buena retribución en un empleo cómodo.

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, obviamente, este órgano está perfectamente regulado en la legislación mercantil por lo tanto en el protocolo familiar lo que se busca es regular el acceso a dicho consejo con el fin de profesionalizar a sus miembros e incluso se crea la figura del consejero independiente que corresponde a la de un técnico (economista, letrado, auditor etc. cuya misión es la de analizar la toma de decisiones desde un punto de vista profesional independientemente de los intereses estrictamente familiares

EL CONSEJO DE FAMILIA, este es un organismo de carácter consultivo que ha tenido un reconocimiento expreso en el Real Decreto regulador de la publicidad de los protocolos familiares y que puede ser de utilidad para la toma de decisiones de la familia en torno a cuestiones tales como la transmisibilidad de las acciones, la ayuda económica a familiares que no desean continuar su carrera profesional en el despacho, su intervención en los convenios prematrimoniales que afecten a alguno de sus socios etc.

DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN es una figura que puede preverse en el protocolo y constituye un comité de apoyo técnico al socio fundador para la toma de decisiones que afecten a la política de estrategia del despacho en cuanto a cuestiones tales como marketing del negocio, controles de calidad de los servicios prestados, política de expansión del despacho y de crecimiento etc.

LOS CONVENIOS PREMATRIMONIALES, el núcleo familiar que dirige el despacho profesional puede tomar medidas encaminadas a la recuperación de las acciones de la sociedad que hayan sido propiedad del cónyuge o pareja de hecho de un socio familiar por consanguinidad, con tal fin, generalmente, el consejo de familia colabora en la redacción de unas posibles capitulaciones prematrimoniales de aquellos nuevos miembros que se incorporan al núcleo familiar al casarse con un socio y que en su caso pasan a detentar acciones de la sociedad o incluso a formar parte del organigrama del negocio, este tipo de medidas van referidas a la recompra de acciones o a evitar que estas sean moneda de cambio en una posible negociación de carácter económico derivada del proceso de separación legal para asegurar que la titularidad de las participaciones no se desvinculará del entorno familiar 

LA TRANSMISIÓN DE ACCIONES Y REPARTO DE DIVIDENDOS, En todos los protocolos familiares se establecen restricciones para la transmisibilidad de las participaciones en la sociedad por parte de los socios y familiares de los mismos.

Las restricciones tratan de evitar la entrada en el capital de la sociedad de terceros, lo cual puede entorpecer la marcha de la empresa e incluso desplazar a la familia del control efectivo de la entidad.

Las restricciones a la transmisibilidad de las acciones de los socios y sus familiares deben ser mas importantes en las sociedades profesionales, ya que el factor humano es determinante en el funcionamiento de las mismas.

Una restricción muy conveniente es la de que los familiares que no están integrados en al sociedad no puedan poseer participaciones, o en su caso, limitar dicha participación a un porcentaje reducido y sin posibilidad de acceder a los órganos de dirección de la sociedad.

Esto comporta la prohibición de adquisición onerosa de participaciones y la obligación de la venta de las participaciones adquiridas gratuitamente, por herencia o donación, a los socios o profesionales de la propia sociedad.

DE LA POLÍTICA DE APOYO ECONÓMICO A LOS COMPONENTES DE LA FAMILIA, en este apartado la familia suele plasmar los diferentes tipos de ayuda o contraprestaciones que van a recibir aquellos miembros del grupo familiar que voluntariamente decidan abandonar el negocio profesional, p.e en el supuesto de que un miembro más o menos joven de la familia que ha venido desarrollando su actividad profesional en el negocio, decida seguir su propio camino profesional se le pueden otorgar ayudas en forma de créditos blandos.

DE LA SUCESIÓN DE LA EMPRESA, es un apartado fundamental en el ámbito de los protocolos familiares. Los socios propietarios fijan normalmente un calendario de transmisión de sus acciones a la siguiente generación de una forma ordenada y paulatina, combinado con el abandono de cargos directivos con poder ejecutivo. Todo ello debe hacerse con un plan de actuación que tenga muy en cuenta el aprovechamiento y la optimización de las ventajas fiscales vigentes

El objetivo es crear las condiciones favorables para que el cambio generacional, cuando llegue, se produzca sin sobresaltos y facilite la continuidad de la empresa. Se trata de fijar unas reglas de juego que objetiven los límites entre la empresa y la familia.

La adecuada regulación del cambio generacional es determinante para la continuidad de la mayoría de las empresas, pero es más importante aún para las sociedades profesionales, en las que es fundamental que la profesión de los herederos de los socios sea compatible con la labor profesional realizada por la sociedad, sobretodo teniendo en cuenta que dichas sociedades están formadas por profesionales, en la mayoría de los casos con una determinada especialización y cuya retribución está generalmente ligada al rendimiento de su área de actuación y al de la empresa.

Existen otros aspectos a desarrollar o comentar como la “publicidad del Protocolo Familiar”, pero tan solo hemos querido introducir aquellos aspectos que consideramos de mayor interés práctico.