Mientras elaboramos la planificación, debemos pensar en los asuntos que no hemos resuelto pero que precisan de una acción inmediata y en cómo continuar los temas iniciados.
Además podemos evaluar el efecto sobre nuestro objetivo de no realizar algunas de las tareas personalmente y pensar en cómo delegar algunas de ellas.
Es conveniente evaluar el efecto sobre nuestro objetivo de no realizar algunas de las tareas, que eventualmente podrían ser eliminadas de nuestra agenda sin más.
Fijar los objetivos de forma concreta, medible y alcanzable es fundamental para conseguir su consecución.
Tener claros los logros parciales que nos llevan al objetivo final nos permite planificar nuestras actividades de manera productiva.
Se trata de planificar desde los resultados, no desde las actividades.
Si planificamos pensando únicamente en las actividades a realizar, perderemos la capacidad de identificar las prioridades y, muy posiblemente, acabaremos perdidos en lo urgente y olvidando lo importante.
No se trata de estar muy ocupados sino de ocupar nuestro tiempo en conseguir los objetivos propuestos.
Por consiguiente, en el momento de planificar la jornada es fundamental tener en cuenta los objetivos a largo plazo, que deberán estar basados en los resultados.
Deberemos definir objetivos parciales que contribuyan a la consecución del resultado final. Los objetivos parciales deberán ser consistentes entre sí y con el objetivo a más largo plazo. Los objetivos parciales le darán una medida del avance y pondrán en contexto su actividad diaria.
Tal como hemos comentado con anterioridad, no se trata de hacer muchas cosas, sino de hacer aquellas que contribuyen a la consecución de los objetivos.
De cualquier forma, también es necesario atender asuntos del día a día que puedan quedar fuera de ese grupo de actividades prioritarias.
Para lograr el equilibrio deseado, programar sólo unos cuantos temas esenciales de máxima prioridad y completar su agenda con otros menos importantes.
Dejar un 25% y un 50% del tiempo libre para atender a posibles emergencias.
Respetar el tiempo destinado a la resolución de los temas prioritarios y procurar no dejarlos para más adelante, ser rigurosos en su ejecución. Si la dinámica del día obliga a posponer alguna actividad, las menos prioritarias son las indicaciones para postergarlas.
Como hemos visto con anterioridad, el rendimiento de la persona varía a lo largo de la jornada. Hay personas que funcionan mejor por la mañana que por la tarde.
Programar las actividades más importantes para los momentos del día en los que se sienta más eficaz. De igual manera, aquellos trabajos repetitivos y que exigen poca concentración deberán ser llevados a las horas más bajas del día.
Al agrupar temas similares, aprovechamos el esfuerzo realizado para resolver distintos asuntos. Evitaremos pérdidas de concentración y ponernos de nuevo en contexto cada vez que afrontemos un aspecto distinto de un mismo tema.
Concentrando nuestro esfuerzo en grupo homogéneo de actividad seremos más eficientes y evitaremos una fuente subliminal de pérdida de tiempo.
El principal ladrón de tiempo es no «saber decir no»
Se trata de ser realista pero riguroso en la asignación de tiempos a las distintas actividades. Ser excesivamente conservador, otorgando más tiempo del necesario a una tarea, causará ineficiencia.
Hay ocasiones en las que somos demasiado optimistas al pensar en nuestra propia capacidad de resolver determinados temas, por lo que tendemos a minusvalorar el tiempo que necesitaremos para resolverlos. El resultado es un desbordamiento de las tareas más allá de lo estimado.
Al mismo tiempo debemos evitar el convertirnos en ermitaños que pierden el contacto con la operativa de la oficina y con el entorno en el que discurre el trabajo del equipo.
Para evitar este excesivo aislamiento, es importante acostumbrarse a tratar los grandes temas en pequeñas dosis.
Esto supone la capacidad de no agobiarse por lo que falta por hacer al tiempo que tener claros los pasos necesarios para conseguirlo.
Igualmente hay que evitar caer en la trampa de la urgencia que nos lleve a relegar temas importantes para más adelante.
Por mucho que planifiquemos, nunca podremos anticipar situaciones inesperadas que puedan surgir. En el caso de que estas situaciones sean de su interés y tengan un efecto sobre su productividad, no se sienta culpable por modificar su agenda y abordarlas debidamente.
Ser excesivamente rígidos con el plan de acción va en contra de la capacidad de reaccionar frente a imprevistos, cualidad fundamental de cualquier directivo.
La necesidad de flexibilidad varía de unas personas a otras, en función de la naturaleza del trabajo realizado. El análisis diario permitirá evaluar cuántas cosas inesperadas aparecen en nuestro día a día y cuánto tiempo nos ocupan.
Es imprescindible tener la oportunidad de abstraerse del quehacer diario. Esto permite tener una visión global de los temas y planificar mejor. Es también una puerta abierta a la creatividad.
Por consiguiente, designe dentro de la planificación diaria una hora tranquila. Se debe tomar como cualquier otra cita importante, durante la cual Ud. no está disponible para nadie.
Mediante el registro escrito se evita que en el transcurso del día a día se pasen por alto tareas que teníamos que realizar.
Mantener un programa escrito nos sirve para tener presentes las tareas pendientes en todo momento, lo que hace más sencillo estimar adecuadamente el tiempo que puede ocupar su tratamiento.
El registro escrito facilita agrupar tareas similares, encontrar conexiones entre distintos temas y, en definitiva, reajustar nuestro programa hasta que resulte lo más eficiente posible.
Por último, recordar que lo escrito queda, aumentando el carácter de compromiso con su cumplimiento.
El hecho de poder estar viendo reiteradamente los objetivos, prioridades y actividades programadas ayuda a mantener la línea previamente elegida, evitando el riesgo de ir a remolque de los acontecimientos. Permitirá en definitiva, ser dueños de nuestro propio tiempo.
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