¿Las fuentes de la GC?

En la estrategia del ámbito digital o de la codificación, es donde tratamos con información explícita y organizada en documentos, y debe estar basada principalmente en la construcción de bases de datos. Es la que responde a las necesidades de selección, tratamiento y difusión de la información, para una posterior reutilización. Y por lo tanto toma especial relevancia la relación de las personas con la información.

Ahí sí tiene un peso importante la tecnología; pero cuando pensamos en tecnología de entrada es suficiente en pensar con las herramientas de office (Word, Access y Excel):

• El Word, entre otras cosas, nos permite describir los documentos al mismo tiempo que los almacenamos, lo que nos facilitará una recuperación más eficaz.
• Access nos permite crear bases de datos con los documentos que entran a la empresa.
• Excel nos permite describir procesos de trabajo, propietarios de los procesos, y hacer links entre documentos, además de llevar controles presupuestarios. No siempre es indispensable, para empezar, disponer de una Intranet en formato web. Ésta, si bien es importante, es sólo una forma de disponer de una ventana común desde la cual acceder a información y personas. Pero lo más importante son los contenidos y herramientas a las que acceder. El análisis de necesidades y la creatividad serán esenciales en este sentido.

El otro ámbito importante de la gestión del conocimiento es el de la Socialización. La información y conocimiento es tácito y está en las personas. El objetivo está en conseguir una buena comunicación, a medida de las necesidades de cada uno, o incluso de cada grupo. Se trata de una orientación hacia el compartimiento de la Información y Conocimiento.

Para que un sistema de gestión del conocimiento funcione tienen que desarrollarse aspectos de los dos ámbitos:

• Tiene que haber una cultura de compartimiento e intercambio, ayudándose de las herramientas tecnológicas.
• Se debe crear un sistema donde fluya el conocimiento de una forma eficaz con el uso de técnicas digitales y sociales, estimulando el uso y la generación del conocimiento.

Cada asesoría, en función de sus necesidades y de su estructura, pondrá más énfasis en uno u otro espacio. Debemos encontrar la fórmula adecuada a cada situación.

A modo de ejemplo:

Si nuestra empresa se caracteriza por utilizar con mucha frecuencia la misma información, deberemos incidir mucho en el aspecto de la codificación de la misma para recuperarla con agilidad cuando la necesitemos. Si por el contrario, nuestra organización se basa en la creatividad, se deberá poner mucho más énfasis en la personalización, motivando la creación de nuevo conocimiento e ideas.

El espacio digital

Para comprender el espacio digital como tal, debemos tener presente que éste, sin el espacio social, no sirve de nada. Los instrumentos deben ir acompañados de una cultura de motivación, intercambio, y reconocimiento, que lleven al uso y amortización de la inversión en estas herramientas.

El objetivo de la codificación es el de organizar la información –normalmente en bases de datos- explicitada en documentos de cualquier tipo (noticias, informes, libros, artículos) y en cualquier soporte (papel, CD-ROM, electrónico). Posteriormente, cuando necesitemos cierta información, con una búsqueda en la base de datos, deberíamos encontrarla con facilidad.

El espacio social

Es donde se llevan a cabo y potencian los mecanismos de motivación, incentivación y reconocimiento con el fin de estimular a que los integrantes de la empresa (en nuestro caso, asesoría) usen el espacio digital, y fomenten la cultura del intercambio de conocimiento. Los términos intercambio y compartimiento son una de las bases y motores de todo intento de implantación de sistema de gestión del conocimiento, justamente porque ayudan a optimizar todos los recursos invertidos. Pero hay algunos elementos que se tienen que tener en cuenta si se esperan obtener resultados en este sentido, y que podemos plantearlos con una sencilla pregunta: ¿compartimos algo por altruismo?

La cultura del intercambio, requisito necesario para el éxito de una buena gestión del conocimiento, requiere también tratar al conocimiento y a su intercambio como a un mercado. Si los mercados funcionan es porque existe un intercambio real entre un agente que desea “A”, y otro que desea “B”. En la asesoría hay que crear visión de mercado. Partir de la situación utópica e ideal de que tenemos que dar a cambio de nada, puede ser una buena declaración de intenciones pero puede quedarse ahí.

Cuando damos algo esperamos recibir también otro algo –a ser posible mejor- a cambio. En la mejor de las situaciones, daremos en beneficio del todo si creemos en un proyecto y sabemos que compartir puede beneficiar al sistema.

Los elementos para que se pueda dar una cultura del intercambio son:

• La confianza.
• La compensación, ya sea monetaria, de reconocimiento ante los demás, ascenso en el puesto de trabajo y consecuentemente de responsabilidades.

Sin confianza ni compensación, la cultura del intercambio en la que “todos salimos ganando”, y por lo tanto la gestión del conocimiento, no será posible. El conocimiento es el único activo que al compartirlo, cederlo a otras personas, no pierde valor sino que aumenta. Ahí ya no tiene más sentido el lema: “la información es poder”. El objetivo de la organización será el de poner herramientas, incentivos y motivaciones para ayudar a los que en un momento determinado tienen preguntas. Por mucho que hayamos podido trabajar en la confección de un mapa de conocimiento, si posteriormente las personas no están dispuestas a invertir parte de su tiempo en la ayuda a los demás, no servirá de nada. Y tengamos presente que todos, en algún momento, necesitamos información y conocimiento de los demás. Esto nos hace pensar en una nueva forma de relacionarnos dentro de las organizaciones, no más basada tanto en la autoridad jerárquica de los cargos, sino en el liderazgo apoyado en el prestigio que viene dado por los conocimientos sobre una determinada materia.