Un paso previo para la resolución de cualquier problema es determinar sus causas. En este caso, se trataría de averiguar por qué no se cumplen las expectativas. Pero no es fácil obtener una respuesta objetiva de un empleado a quien se está acusando, por ejemplo, de una tarea incumplida y postergada. El número de evasivas o de excusas que se reciban como respuesta es directamente proporcional al tono y forma de plantear el problema.
El hecho de suponer que vamos a recibir un gran número de excusas para justificar su error u omisión, no debería impedir el preguntar las causas de tales errores al empleado, ya que es la única forma de averiguar lo que pasó. Intentemos evitar suposiciones previas y razonar con hechos objetivos y medibles. Además, en algunas ocasiones, existen hechos o razones totalmente justificables que han impedido que el empleado realizara la labor encomendada.
La tabla siguiente muestra las causas genéricas más frecuentes y la forma de solucionar estos problemas.
POSIBLES CAUSAS DE LA DISMINUCIÓN DEL RENDIMIENTO DEL PERSONAL
- El empleado desconoce las expectativas.
- El empleado no tiene información sobre el nivel y la calidad de su rendimiento.
- El rendimiento esperado es difícil o no deseado para el empleado.
- El empleado no sabe cómo hacer lo que se espera de él.
- Algún factor del entorno laboral impide el rendimiento óptimo.
- Cumplir las expectativas de bajo rendimiento resulta más fácil o es más sencillo para el empleado.
POSIBLES SOLUCIONES
- Establecer metas y objetivos.
- Implantar medios de información, como reuniones periódicas, o un sistema de autocontrol.
- Modificar o reducir los factores que impiden un buen rendimiento.
- Ofrecer formación, materiales de referencia y otras ayudas.
- Prestar atención a las prioridades, expectativas de tiempo, conjunto de obligaciones, entorno físico, etc., para determinar el origen de la inferencia.
- Asegúrese de que se conocen las expectativas y las consecuencias de no satisfacerlas.
- Elaborar un plan de mejora
La solución y lo que se debe hacer..
Establecer un plan de forma conjunta
Para conseguir un objetivo de mejora del rendimiento es necesario establecer un plan. No basta con decírselo al empleado. Lo ideal es que el plan se haga de forma conjunta, porque, de este modo, el empleado o profesional se verá comprometido a cumplirlo, ya que habrá intervenido en su elaboración.
Requisitos que debe cumplir el plan
Independientemente de cuál sea la tarea que tenga que mejorar, el plan deberá cumplir los siguientes requisitos:
- Determinar los objetivos. Es conveniente describir la calidad y cantidad del trabajo esperado, a partir de qué fecha debe empezarse a notar el cambio y cualquier aspecto relevante.
- Especificar al máximo. Es decir, hay que poder responder a preguntas tales como: quién hace, qué función, cuándo se hace, cómo se hace, etc. Si el plan de mejora se establece para un amplio periodo de tiempo, sería recomendable dividirlo en etapas de forma que cada una de ellas contenga objetivos parciales.
- Métodos de control. Es conveniente establecer mecanismos de retroalimentación, como reuniones periódicas y evaluaciones, de forma que cualquier imprevisto o desviación inicial se detecte y solucione a tiempo.
- Métodos de autocontrol. También es conveniente incluir unos mecanismos de autocontrol para supervisar periódicamente la consecución de los objetivos definidos en el plan.
Asegurar las compensaciones
Debemos asegurarnos de que la mejora ofrece compensaciones al empleado. Se trata de un requisito básico del plan de mejora.
El empleado debe ser consciente de que el esfuerzo que va a realizar para incrementar el rendimiento se va a recompensar de alguna manera.
Las recompensas deberán estar vinculadas al rendimiento y ser percibidas por el trabajador. Si se ha prometido algo a cambio del incremento en el rendimiento, deberemos asegurarnos de que se cumple. Hay que hacer comprender al personal que merece la pena esforzarse para cumplir los objetivos del plan de mejora y asegurar su compensación. El empleado no volverá a esforzarse en cambiar o mejorar si en ocasiones anteriores se sintió engañado.
Pautas para un plan de mejora (poniéndonos en la piel del profesional o trabajador)
- Objetivo. ¿Qué desea conseguir el empleado? Que cuestiones son importantes para el empleado
- Naturaleza. ¿Qué valores tiene el empleado para invertir? Tiempo, dedicación…
- Medida. ¿Hasta qué punto está el empleado dispuesto a invertir sus valores?
- Calidad. ¿Qué grado de riesgo implica la inversión? ¿Qué probabilidades tiene de alcanzar el objetivo?
- Tiempo. ¿Cuánto tiempo tardará en lograr su objetivo?
- Rentabilidad. ¿Cuál será la rentabilidad de la inversión?
Algunas opiniones sobre los planes de mejora….
- «Siempre me había preguntado por qué hay profesionales que triunfan más que otros y si tienen rasgos comunes que se puedan inculcar al resto. Y así nació nuestro proyecto»
- «La evaluación nos permite compararnos con ese modelo de éxito, saber dónde estamos y, si nos parece oportuno, imponernos un plan de mejora que nos permita aproximarnos a ese perfil de líder»
- «Aquí no obligamos a los profesionales a mejorar. Lo único que hacemos es darles el modelo de éxito y la herramienta para el que quiera tener una carrera ascendente en la compañía. Es igual que con los idiomas. No obligamos a estudiarlos, pero los empleados saben que son importantes de cara a su desarrollo profesional»
- «Una parte importante del incremento salarial y de los incentivos viene determinada por el cumplimiento de objetivos, porque eso es lo que el profesional aporta a la empresa»
