El teletrabajo en los despachos profesionales. Más allá del COVID

1. Cómo acceder en control remoto: para garantizar la seguridad de los datos e información de la empresa en los accesos al sistema desde casa, es recomendable utilizar una conexión de Internet privada. Además de una combinación tipo VPN (Virtual Private Network -Red Privada Virtual-) y MFA (Multi Factor Authentication -autenticación de múltiples factores-). Contar con estas tecnologías de cifrado y seguridad para la conexión hace que disminuya el riesgo de ciberataques.
2. ¿Accesibilidad remota para todos? Es necesario establecer los datos que requieren de una mayor protección. Asimismo, se recomienda el acceso en remoto sólo a los dispositivos en los que se pueda aplicar herramientas de seguridad y protección, que cuenten con un software actualizado de seguridad ante posibles amenazas.
3. Tipología de dispositivos: Muchos trabajadores tienden a utilizar sus propios dispositivos para trabajar desde casa. Una práctica que entraña un riesgo de seguridad, pues en muchas ocasiones no cuentan con el software y políticas de seguridad necesarios. Las empresas deben, por tanto, proporcionar los equipos adaptados con protocolos de seguridad durante el teletrabajo.
4. Definición de roles: Igualmente, no todos los empleados deberían tener acceso a toda la información o activos de la empresa de manera remota; lo recomendable es definir unos roles de los usuarios que requieren acceso y la información concreta a la que puede acceder cada uno de estos perfiles.
5. Acceso mediante identificación: para acceder a los equipos en control remoto, debe haber un control de identificación, como usuario y contraseña, proporcionados por la empresa, o uso de firmas digitales.
6. Concienciación cibernética: Las medidas de seguridad en los equipos son importantes, pero la conciencia de buenas prácticas entre los trabajadores es también fundamental. Ahora que el teletrabajo se ha impuesto por primera vez en muchas empresas, y de manera casi masiva, es recomendable que se recuerde a los trabajadores las pautas mínimas de seguridad en su día a día para evitar ciberdelitos.
7. Crear copias de seguridad: Nuestros equipos no están exentos de sufrir algún problema de seguridad. Está claro que, aunque tomemos medidas necesarias siempre podemos dejar alguna brecha, que surja alguna vulnerabilidad o cualquier cosa que ponga en riesgo nuestros archivos e información. Para proteger el contenido de nuestro trabajo, de las herramientas que utilizamos, es interesante crear copias de seguridad. De esta forma todo el contenido estará siempre protegido correctamente.
8. Cifrar correctamente los equipos: Otro consejo importante es cifrar correctamente los equipos. Debemos utilizar contraseñas que sean fuertes y complejas. Éstas deben contener letras (mayúsculas y minúsculas), números y otros símbolos especiales. De esta forma evitaremos la entrada de posibles intrusos. Pero esto mismo hay que aplicar a las posibles cuentas del trabajo o cualquier otra herramienta que utilicemos. Todas ellas deben estar correctamente protegidas con contraseñas.
9. Separar el trabajo del uso personal: Es importante y básico separar el trabajo del uso personal que debemos al equipo. Por ejemplo, saber separar correctamente las cuentas de e-mail y no comprometer las del trabajo. Lo mismo si utilizamos servicios en la nube, navegadores, etc. Es importante separar la vida laboral de la personal en estos casos y no cometer errores que pongan en riesgo la seguridad.

2. Herramientas para gestionar el Teletrabajo

Cuando profundizamos en el teletrabajo hemos de tener presente que nuestro equipo de trabajo no se encuentra físicamente en un mismo lugar, por este motivo hay que buscar las soluciones que te faciliten la planificación y preparación de las reuniones de forma virtual.

A continuación, os presentamos toda una serie de herramientas orientadas a mejorar la comunicación y la organización del trabajo en equipo y la productividad, y eso es algo muy necesario siempre, no solo en situaciones de crisis.

2.1. Herramientas para Videoconferencias

Zomm	https://zoom.us/es-es/webinar.html	Realice eventos en línea con hasta 100 participantes con video interactivo. Los planes varían entre 100 a 10 000 asistentes de solo visualización.
Hangouts	https://hangouts.google.com/	Hangouts de Google es una herramienta para interactuar con tu equipo a través de mensajes de texto, llamadas de voz y videollamadas en las que podrás hablar cara a cara hasta con 10 personas a la vez.
Loom	https://www.loom.com/	Permite grabar y compartir la pantalla de nuestro ordenador y la webcam de forma sencilla.
Skype	https://www.skype.com/es/	Skype es una plataforma que te permitirá comunicarte a través de chats de textos, voz e incluso videos en HD con tu equipo esté donde esté.
Teams	https://products.office.com/es-es/microsoft-teams/group-chat-software	Microsoft Teams es un centro digital que reúne conversaciones, contenido y aplicaciones en un solo lugar en el que puedes agregar hasta 5.000 miembros y hasta 200 canales por equipo.
Whereby	https://whereby.com/	Whereby diseñada para mejorar la colaboración mediante web o móvil entre equipos remotos o distribuidos. Esta plataforma basada en web permite a los usuarios crear salas e invitar a miembros a sus chats de vídeo a través de un enlace personalizado
Whatsapp Business	https://www.whatsapp.com/	WhatsApp Business es una aplicación que se puede descargar de forma gratuita y se diseñó pensando en las pequeñas empresas y negocios. Crea un catálogo para mostrar tus productos y servicios. Comunícate fácilmente con los clientes mediante herramientas que te permitan automatizar, ordenar y responder mensajes de forma rápida
Slack	www.slack.com/	Slack herramienta que se organiza por canales. Puedes utilizar un canal diferente para cada proyecto y por cada canal puedes compartir mensajes, herramientas y archivos que recibirán las personas implicadas. Puedes añadir miembros a cada canal hasta un máximo de 1. 000 personas
Facebook Messenger	https://es-la.facebook.com/messenger/	Facebook Messenger permite hacer videollamadas en grupo teniendo una cuenta de Facebook. Con un límite de hasta 50 participantes, sólo 6 de ellos pueden estar activos emitiendo mientras el resto se puede comunicar mediante voz.
Adobe Connect	https://helpx.adobe.com/es/adobe-connect/	Acceda a su sala de reuniones e invite a otros usuarios por correo electrónico o mensajería instantánea. Las reuniones pueden ser espontáneas u organizadas previamente.

2.2. Herramientas de Organización de Equipos y Gestión de Proyectos

Discord	https://discordapp.com/	Discord es una plataforma social que permite crear grupos de chat para trabajar. Es muy utilizada por gamers pero sus múltiples funcionalidades como chatear por texto, por voz y realizar videoconferencias e útil para todo tipo de equipos
Trello	https://trello.com/es	Trello esta aplicación basada en un sistema de tarjetas, sirve para gestionar tareas permitiendo organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas.
Basecamp	https://basecamp.com/	Basecamp ofrece un dashboard en el que puedes ver todos tus proyectos, con calendario, acciones a realizar, mensajería, asignación de tareas, gestión del tiempo, ficheros compartidos entre los miembros del grupo etc.
Monday	https://monday.com/lang/es/	Monday te ofrece la capacidad de automatizar tus tareas y flujos de trabajo para que puedas concentrarse en lo que realmente importa, podrás ver tus proyectos en Timelines, Maps y más, para que siempre veas el panorama general.
Asana	https://asana.com/es	Con Asana, la plataforma de gestión laboral, tu equipo puede mantenerse centrado en sus objetivos, proyectos y tareas, sin importar cuándo trabajen ni desde dónde lo hagan.
Todoist	https://todoist.com/es/	Todoist te ayudará a organizar todas tus tareas y las de tu equipo.
Omnifocus	https://www.omnigroup.com/omnifocus/	Omnifocus es un programa de autogestión comercial que te ayuda a mantener un control de todos los objetivos, planes, recados y aspiraciones que tengas pendientes.
Idonethis	https://idonethis.com/	Idonethis te facilita la toma de decisiones porque te permite ver el estado de las tareas de todos los miembros de tu equipo

2.3. Herramientas para medir la productividad

EffiWork	https://es.workmeter.com/	EffiWork es una herramienta que te permite medir los niveles de productividad de las personas y optimizar la gestión del tiempo
Focusmate	https://www.focusmate.com/	Focusmate te ayudará a identificar los cuellos de botella en tu trabajo y a realizar el trabajo de forma efectiva.
WorkflowMax	https://www.workflowmax.com/	WorkflowMax esta herramienta es perfecta para empresas y autónomos que ofrecen un servicio y una factura en función del tiempo.
Teamleader	https://www.teamleader.es/	Teamleader se orienta más en la relación con los clientes que en el trabajo en equipo, pero te ayudará a unifica CRM, Gestión de proyectos, facturación, soporte y gestión de incidencias
Toggl	https://toggl.com/	Toggl sirve para para contabilizar el tiempo que dedicas a cada tarea, ahora desde casa hay que prestar mucha atención para lograr una distribución racional del tiempo.
Chimp or Champ	http://chimporchamp.com/	Chimp or Champ permite conocer la productividad de los trabajadores, y su grado de implicación además puede medir de manera anónima el ritmo del equipo.
TimeDoctor	https://www.timedoctor.com/	TimeDoctor es un gestor de productividad del empleado que mide los tiempos y mejora los resultados. Podrás recibir informes detallados sobre los tiempos de trabajo del equipo.
Pocket	https://getpocket.com/	Pocket mientras trabajas, seguramente encontrarás artículos y vídeos interesantes por internet, pero has de consultarlos en el momento adecuado y no interrumpir tu concentración. Con esta herramienta podrás guardar enlaces y artículos útiles para más adelante poder acceder a ellos, puedes etiquetar tus enlaces y documentos para fines de organización, para no perderte nada.

2.4. Herramientas de almacenamiento y transferencia de archivos en la nube

Google Drive	https://www.google.com/intl/es_ALL/drive/	Google Drive es otra de las herramientas de Google y, como tal, se ha convertido en una de las más utilizadas con diferencia. Quizás sea por la popularidad de la marca o más bien por la increíble utilidad que tiene, ya que su mayor ventaja es que puedes sincronizarlo con las demás herramientas de G Suite, como Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, etc. Ofrece 15 GB de almacenamiento gratis.
Dropbox	www.dropbox.com	Dropbox se ha coronado como uno de las herramientas favoritas de almacenamiento en la nube y sigue manteniendo su puesto, aunque no por ello es la mejor de esta lista. Es increíblemente fácil de utilizar y esa sencillez se ha convertido en su seña de identidad. Ofrece un gran servicio de sincronización y 2 GB de almacenamiento gratuito, aunque puedes conseguir 500 MB por cada amigo al que invites hasta alcanzar 16 GB de almacenamiento.
Onedrive	https://products.office.com/es-es/onedrive/online-cloud-storage	Es la herramienta de almacenamiento de Microsoft. Para utilizarla solo tienes que tener una cuenta de correo en Outlook (o Hotmail). Microsoft sigue el ejemplo de Google y te permite utilizar todas las funcionalidades de Office en su versión online y gratuita, además de sincronizar tus documentos para que tengas todo lo que necesitas en un mismo lugar. OneDrive nos permite compartir hasta 5 GB de forma totalmente gratuita.
WeTransfer	https://wetransfer.com/	WeTransfer es la plataforma perfecta para enviar archivos de manera fácil, rápida y gratuita.
Mega	https://mega.nz/login	MEGA ha pasado hasta ahora un poco más desapercibida que sus principales competidores. Sin embargo, ha demostrado ser una potente alternativa.Cuando registras tu cuenta en MEGA, te regalan 50 GB de almacenamiento gratuito.
iCloud	www.icloud.com	Cloud es la herramienta de almacenamiento gratuita de Apple que ofrece unos 5 GB de espacio. La sincronización entre dispositivos y la organización de archivos es una de sus mayores ventajas y, si eres uno de los que lleva Apple hasta en el carnet de identidad, lo sabrás mejor que nadie.
Amazon Drive	www.amazon.es	La herramienta de Amazon es digna de mención. Te ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito, pero aquí viene la parte que interesante: si eres cliente de Amazon Prime puedes almacenar todas tus fotos sin ningún límite de espacio.
Sync	www.sync.com	En cuanto te registras, obtienes 5 GB de almacenamiento gratuito. Pero no se queda ahí, porque Sync te regala 1 GB por cada amigo al que invites hasta llegar a un máximo de 20 GB. Incluye la función de «privacidad de conocimiento cero». Que significa que tus archivos quedan encriptados y cifrados antes de ser almacenados, de manera que solamente tú tienes total acceso a tus datos.
pCloud	www.pcloud.com	pCloud sigue el ejemplo de MEGA en cuanto al sistema de recompensas. Comienzas con 2 GB de almacenamiento gratuito que puedes aumentar con 8 GB más completando pequeñas tareas.Tiene funcionalidades muy interesantes, como la sincronización o el cambio el tamaño de tus archivos sin la necesidad de otras herramientas o programas.

3. Portal del Cliente

Un portal es una plataforma basada en web que recopila información de diferentes fuentes en una única interfaz de usuario y presenta a los usuarios la información más relevante para su contexto. Con el tiempo, los portales web sencillos han evolucionado hasta convertirse en plataformas de portal que soportan las iniciativas de la experiencia del cliente digital Portal Cliente

Son muchos los despachos profesionales que ya utilizan una solución de portal de clientes, un sistema que pone el poder en las manos del cliente. Ahora este tiene la posibilidad de iniciar sesión en el momento que lo desee y obtener acceso a lo que necesita si tener que contactar directamente con el despacho.

La transparencia es un factor muy valorado por los clientes de las asesorías, por lo que contar con un portal web para que puedan acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar, sin duda, será un valor añadido que apreciarán.

El Portal del Cliente permite a los Despachos Profesionales compartir automáticamente con sus clientes la información más relevante para sus negocios en tiempo real, poniendo a disposición de sus clientes la información que determinen de las áreas contable, fiscal y laboral, así como cualquier documento del gestor documental y la facturación del Despacho hacia su cliente.

La mayoría de los portales permiten el acceso de los clientes a la siguiente información:

• Jurídica: datos de registro y socios.
• Financiera: Balance, Pérdidas y Ganancias, Fichas de Mayor, Tesorería (efectos y provisiones de cobros y pagos), Ratios (próximamente).
• Laboral: Registro de trabajadores y sus fechas de contrato y la visualización y descarga de nóminas.
• Fiscal: Impresos Oficiales presentados.
• Contabilidad: Acceso y descarga de los principales balances del cliente.
• Facturación: Acceso a las facturas presentadas al cliente.
• Documentos: a través de soluciones de gestión documental en la nube permite intercambio bidireccional de documentos y ficheros entre el despacho y el cliente.

3.1. Principales Ventajas

1. Para el asesor:
   • Mejora la relación con los clientes de cualquier área (contable, laboral o fiscal).
   • Diferenciación respecto a la competencia, ofreciendo un servicio único en el mercado.
   • Ahorro de costes y tiempo en la comunicación con los clientes.
   • Elimina errores al automatizar la comunicación con los clientes.
   • Fidelización de los clientes.
   • Hacer crecer el negocio ofreciendo nuevos servicios.
   • Proporcionar un elemento diferenciador a sus clientes.
2. Para los empleados del despacho:
   • Menos tiempo para enviar la información al cliente.
   • Menos tiempo que se dedica el teléfono resolviendo dudas del estado de la información de los clientes.
   • Encuentra la información que le solicita el cliente de una manera rápida y sencilla.
   • Se dedica a asesorar y a ofrecer servicios de más valor al disminuir el tiempo en tareas de poco valor añadido.
3. Para el cliente
   • Accesibilidad: consulta la información y toma decisiones estés donde estés.
   • Fidelización: mejorará el servicio y la relación con el despacho.
   • Eficiencia: reduce labores de gestión rutinarias, gracias a la sincronización y automatización de la información.
   • Trazabilidad: consulta el estado de la documentación/información relevante de su negocio (tesorería, facturas, impuestos, documentación, balances contables, nominas y contratos trabajadores, etc..), 24 horas, 365 días al año.

4. Conclusiones

El COVID-19, aparte de plantear un problema de salud global, ha planteado toda una serie de cambios en la sociedad y en concreto en la forma en cómo las empresas se han tenido que adaptar en su forma tradicional de trabajar.

Convertir el trabajo presencial de una organización en uno virtual al 100 % o en una mezcla de ambos conlleva una serie de retos tanto para el teletrabajador como para el líder de equipo virtual. Si el líder tradicional quiere evolucionar a líder remoto, deberá reconvertirse en muchos aspectos, al menos respecto a los nuevos medios digitales y canales de interacción.

El COVID-19 pasará en un tiempo, pero la experiencia generada con el teletrabajo en equipo virtual, organizado con buenas prácticas de gestión y colaboración, aunado a la incorporación del 5G, marcará una nueva era en las relaciones laborales y las tareas para las empresas que se sumen a esta evolución.