A vueltas otra vez con la gestión del tiempo del personal de una asesoría

Tal como dice José Enebral Fernández, en su interesantísimo artículo Un mejor uso del tiempo:

“El hecho es que muchos de nosotros solemos repartir inadecuadamente el tiempo entre las tareas a desarrollar, y parece que también desatendemos a las prioridades. No hace falta decirlo: si entre las varias tareas pendientes en nuestra mesa siempre eligiéramos la que más nos apetece hacer, e incluso nos extendiéramos en su desarrollo, entonces cabría el riesgo de que lo más importante se retrasara sensiblemente, o aun de forma indefinida. Entre otras consecuencias seguramente peores, esto nos haría incubar una cierta compunción; hay, por consiguiente, que nutrir la buena conciencia haciendo lo que hay que hacer en cada uno de los momentos: estaremos de suerte cuando eso sea precisamente lo que más nos apetezca. En cierta manera, se trata de adoptar el modelo proactivo frente al reactivo: a esto ayuda el hecho de que cada persona esté en su sitio, es decir, que ocupe en la organización el puesto en que mejor encaje, y por consiguiente deba hacer aquello para lo que está mejor dotado. Esto no es siempre posible, pero los gestores de recursos humanos se mueven con esta tendencia”.

José Enebral Fernández

Objetivo prioritario: una buena gestión del tiempo

En definitiva, lo que hay que perseguir es una buena gestión del tiempo. Pero, ¿qué entendemos por gestión del tiempo? Consiste en dar a nuestras acciones cotidianas una coherencia que nos permita acercarnos a nuestros objetivos personales y profesionales. ¿Todos lo conseguimos? ¿Nos falta mucho camino por recorrer? ¿Quién no ha oído frases parecidas como las que a continuación enumeramos?

• “No tengo tiempo para nada”.
• “Tendré que llevarme trabajo a casa el fin de semana”.
• “No lo tendré a tiempo”.
• “No sé de dónde voy a sacar el tiempo para hacerlo”.

Es curioso que en la mayoría de casos, estas frases suelen pronunciadas por profesionales o empleados con unas jornadas de trabajo interminables. Por otra parte, para hablar de falta de tiempo es necesario hacer referencia a tres niveles de pensamiento: lo que creemos que deberíamos hacer; lo que creemos que hacemos; lo que realmente hacemos. Como estará de acuerdo la mayoría, la coincidencia entre estos niveles raramente se produce.

Para poder gestionar correctamente el tiempo, es decir, para poder utilizarlo y controlarlo adecuadamente, es fundamental saber lo que se hace con él. Para ello, deberá hacerse un listado de las actividades diarias (incluyendo los acontecimientos que se van produciendo y una descripción de cada actividad), establecer prioridades y planificar los objetivos.

Saber identificar las prioridades

En relación a las prioridades, deberá tenerse muy clara la respuesta a las siguientes preguntas: ¿qué es lo más urgente?, ¿qué es lo más importante?, ¿en qué podemos y debemos añadir más valor?, ¿qué nos va a producir mayor beneficio personal?, etc.  Nos hacemos a menudo éstas y otras preguntas e incluso nos las respondemos automáticamente sin llegar a planteárnoslas.

Tal como afirma José Enebral Fernández:

«En el pasado, el jefe nos aclaraba todo esto casi cada día y nadie lo ponía en cuestión, pero actualmente, con el trabajo por objetivos y el denominado empowerment, cada uno de nosotros debería tener sus respuestas. En teoría, y en busca del mejor rendimiento, nuestra acción cotidiana tendría que responder a nuestros compromisos formulados, y debería estar alineada con las referencias comunes de la organización (valores, estrategia, objetivos generales, políticas y procedimientos internos, etc.), de modo que éstas nos guiaran; pero muchos trabajadores piensan que si atendieran fielmente a estas referencias, podrían ser considerados conflictivos o malintencionados”.

José Enebral Fernández

En la práctica casi siempre hay, por un lado, requerimientos más o menos frecuentes de los directores , y por otro lado, compromisos formalmente formulados a modo de objetivos o tareas, tanto individuales como en equipo; en cualquier caso, y aunque no nos apetezca hacerlo, resulta habitualmente sencillo saber lo que hay que hacer. A decir verdad, hay casos en que no es tan fácil: cuando alguien tiene varios jefes y todos vienen a la vez con prisas. Es el terrible caso de los recursos compartidos, en el que, además, cuanto mejor lo haces más trabajo te traen.

Según lo prioritaria que sea una actividad, la podemos incluir en alguno de los siguientes grupos:

• Las actividades más importantes.
• Las actividades de una importancia intermedia sobre el objetivo.
• Las tareas con menor incidencia sobre los resultados, pero cuyo número suele ser el más elevado.

Como podemos comprobar, en todo momento hemos estado hablando de objetivos, pues sólo teniendo muy claro los que se quieren alcanzar a lo largo de la jornada se podrá diagnosticar si el empleo del tiempo es eficiente o no.  Para ello, un sistema puede ser empezar la jornada identificando claramente los objetivos que se quieren perseguir, apuntando las actividades según se vayan realizando. Al final del día, deberá evaluarse la situación de los objetivos, haciéndose las anotaciones que sean necesarias.

Una forma inequívoca de aprovechar el tiempo y de realizar las tareas según unos estándares de calidad es estando bien informado y formado. Es evidente que la persona que tiene una mayor calificación profesional, aunque en principio su tiempo sea más caro, a la larga se  acaba compensando, pues invertirá menos tiempo en realizar las tareas. También, como decía  Peter Drucker, la deficiente comunicación entre las personas genera grandes dificultades. Debemos ser conscientes de este grave obstáculo –problemas de formación, información y comunicación– porque con demasiada frecuencia se repiten tareas por mal realizadas o, lo que es peor, se dan por buenas sin cuestionarse la calidad (es el panfilismo).

Dos últimos consejos

Y para terminar dos cosas:

1. Unos minutos dedicados a prevenir problemas pueden ahorrar muchas horas tratando de solucionarlos.
2. ¡Atención a los ladrones del tiempo! Se entiende por ladrones de tiempo toda acción, actividad o persona que nos lleva mucho más tiempo del que hubiéramos deseado en vista del resultado obtenido. Por ejemplo reuniones, visitas, llamadas, etc.