La política de formación en los despachos profesionales y su rentabilidad
El momento que nos ha tocado vivir se caracteriza porque todo se somete a un proceso constante de transformación y de evaluación. Los despachos deben buscar una mejora continua, tanto en sus tecnologías, como en todos sus procedimientos de gestión y, sobre todo, en el ámbito de sus profesionales.
Sin lugar a dudas, la asesoría que quiera mantenerse en el mercado con un nivel razonable de calidad de sus servicios ha de saber adaptarse al dinamismo general que le rodea. Sus empleados y profesionales deben estar al día de todos los cambios que se producen en su entorno, tanto jurídicos como empresariales en general. Para ello, es imprescindible que la firma tenga definida algún tipo de política de formación.
Las acciones formativas deben estar integradas en la planificación de la estrategia general de la firma. Desde este punto de vista, la formación deja de ser un gasto para convertirse en una inversión. Sin lugar a dudas, de nada sirve introducir equipos sofisticados en un despacho, nuevos estilos de dirección o procedimientos y procesos optimizados y basados en inteligencia artificial (IA) sin contar con personas preparadas para trabajar con los nuevos métodos. Por tanto, la formación es necesaria para optimizar los recursos humanos de una asesoría.
El ciclo de la formación y sus fases
El ciclo de formación se compone de los siguientes momentos: detección de las necesidades, diseño de la formación, impartición y evaluación de la misma. A continuación, desarrollaremos cada uno de estos momentos.
Detección de las necesidades
La detección de necesidades es un momento importante porque de esta etapa dependerá, en gran medida, el éxito del plan. Su objetivo es detectar las diferencias entre lo que se hace en un puesto y lo que debería hacerse desde el punto de vista de los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios para resolver las carencias detectadas.
Son muchas las técnicas que se utilizan: cuestionarios, observación, entrevistas, etc. Todas ellas sirven no sólo para tener información de los puestos y de sus ocupantes, sino de toda la organización. Dentro de este apartado encontramos los siguientes aspectos:
- La estructura orgánica: respecto a los individuos que componen la firma, se pretende precisar sus líneas de desarrollo o, simplemente, la evolución hacia la que se mueven. De este modo, se delimitan las necesidades actuales y futuras que emanan directamente de la estrategia general.
- Las diversas funciones y procedimientos: es preciso determinar las funciones y procesos actuales y previstos para el futuro, ya que a partir de estas informaciones se determinan las áreas de responsabilidad y, por tanto, de conocimientos técnicos.
- Los puestos de trabajo: se analizan las tareas realizadas en los puestos. Si comparamos lo que hacen los individuos con lo que indican las descripciones del puesto, se ponen de relieve las necesidades individuales que plantea la evolución del puesto. Así, surgen los cursos de reciclaje y adaptación en temas puntuales.
- Análisis de potencial: quizás sólo interesa que participen en acciones formativas aquellos individuos que mejor puedan aprovecharla debido a su capacidad en diferentes áreas.
Inventario de necesidades formativas y diseño de la formación
A partir de las informaciones que acabamos de relacionar, se debe elaborarse un inventario de necesidades de formación.
Atendiendo a las necesidades de la organización se procederá, a continuación, al diseño de las acciones formativas. Lógicamente, es necesario conocer las capacidades de los participantes de un curso antes de que comiencen a formarse, para adecuar el diseño de la formación a su nivel y ritmo de aprendizaje. Además, deben contemplarse los siguientes aspectos:
- Las actividades en las acciones formativas.
- Los contenidos de las acciones formativas: se trata de las materias que se integrarán en el curso o acción formativa correspondiente.
- Los objetivos de las acciones formativas: han de ser realistas, precisos, cuantificables y expresos, de modo que se conozca previamente qué capacidades tendrán los participantes al salir del curso de formación.
Impartición y valoración de acciones formativas
En lo referente a la impartición, evidentemente, el perfil profesional del profesor es muy importante.
Cuando la formación se integra en la estrategia de la firma y es considerada como inversión más que como gasto, la medición de sus resultados recibe el nombre de valoración en lugar de evaluación. Se calcula su valor para la firma en términos monetarios.
Por lo general esta valoración se limita a un cuestionario de satisfacción al finalizar el curso, olvidando que una buena acción formativa tiene que obedecer a un estudio en el puesto de trabajo, así como a criterios cuantificables incluso monetariamente. Es decir, se suele hacer una valoración parcial centrada en el individuo más que en los beneficios que reporta a la organización.
Una evaluación centrada en el individuo puede poner de relieve, entre otras cosas, el efecto motivador de la formación. Sin embargo, la satisfacción de los participantes no es una garantía de la efectividad de un curso, por ejemplo.
Así, para una valoración integral de las acciones formativas deberían tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
- ¿Cuánto han aprendido los participantes?
- ¿En qué grado se aplica lo aprendido a la actividad de la firma?
- Evaluación del impacto: ¿qué repercusiones ha tenido un programa de formación?
La respuesta a estas preguntas nos permita sacar conclusiones y rentabilizar nuestra inversión.
