Profundizando en la definición de objetivos del despacho profesional
A continuación, analizaremos qué entendemos por objetivos, la forma de determinarlos, su control y revisión, y algunas barreras psicológicas que a veces impiden alcanzarlos.
Una vez que el titular, o los socios, de la asesoría ha determinado y concretado su idea de empresa, dentro de ella deberá fijar unas metas u objetivos, que son imprescindibles para poder centrar la actividad y el crecimiento de la asesoría. Si no existen, los resultados de la firma acabarán dependiendo de la buena o mala suerte.
¿Tenemos definidos los objetivos de nuestro despacho profesional?
Un segundo paso implicará al personal, tanto a los administrativos como a los profesionales. Se tratará de establecer sus objetivos a corto (1 mes, por ejemplo) o a medio y a largo plazo( 1 año o 3 años). Su determinación puede ser tanto unilateral (procedente de una decisión del titular) como bilateral. En este segundo supuesto, tanto puede ser que el profesional o empleado marque él mismo sus propios objetivos (contando con el asentimiento del titular) como que se establezcan por decisión de los dos.
¿Qué son los objetivos?
Metas concretas que quieren alcanzarse. Por ejemplo, para el departamento de laboral, el titular y director de área puede proponer dar de alta a cinco clientes en un mes; el responsable de administración del despacho puede marcarse como objetivo el terminar la implantación de un software que facilita la conciliación bancaria; etc.
Para que un objetivo tenga valor como tal tiene que reunir los siguientes requisitos:
- Fecha. Poner fecha a un objetivo es lo que realmente marca el compromiso. De poco sirve decir “lo antes posible”.
- Medibles o cuantificables en el tiempo.
- Clasificar los objetivos por categorías; Cuantitativos y/o Cualitativos
- Dificultad. Lo excesivamente fácil no motiva y hace decrecer, tanto personal como profesionalmente. Sin embargo, el objetivo tampoco puede ser inalcanzable, pues es como si no existiera, e induce a poner excusas tales como: “Es que era imposible hacerlo…”. Por tanto, el buen objetivo permite decir: Hay muchas probabilidades de conseguirlo, pero siempre que nos esforcemos en hacerlo.
- Control y revisión. Los objetivos han de ser revisables periódicamente (dentro de un orden, pues de lo contrario dejarían de ser objetivos), para adaptarlos a las nuevas necesidades. Por ello, es muy útil hacer reuniones mensuales en las que se comenten los objetivos conseguidos y los obstáculos que han impedido conseguirlos.
- Compatibilidad. Salta a la vista que los objetivos han de ser compatibles entre sí. Es difícil, por ejemplo, que un profesional se proponga llevar más clientes que nunca y por otra parte se inscriba a un curso que le absorbe mucho tiempo.
- Controlables. El objetivo ha de poderse revisar periódicamente.
- Por escrito. Porque las palabras se las lleva el viento.
- No han de ser excesivos. Pues quien mucho abarca poco aprieta, y puede que los objetivos por separado sean alcanzables y juntos no.
Ventajas de trabajar por objetivos
- Sobre todo que es la única forma de poder planificar tanto por parte del titular como de los colaboradores.
- Es una buena forma de motivar al personal. No olvidemos que la sensación de alcanzar un objetivo es muy satisfactoria, y supone un estímulo para seguir avanzando.
- Permite al titular controlar los trabajos que realizan sus empleados y profesionales. Además, si se establecen reuniones periódicas en las que se repasen los objetivos conseguidos y los fracasos, así como las dificultades y colaboraciones obtenidas, el titular podrá ser más objetivo cuando quiera evaluar la labor desarrollada por cada uno.
- Es una forma ideal de evitar que haya duplicidad de trabajos. Si ello viene apoyado por una perfecta descripción de cada puesto y función en un manual interno, el camino hacia la rentabilidad de los recursos humanos de la asesoría queda casi garantizado.
- Puede servir para motivar económicamente a los empleados, pues puede acordarse pagar un “plus” o porcentaje por objetivo alcanzado.
- Es útil para concretar trabajos que a veces, de entrada, parecen un tanto etéreos. Así, por ejemplo, no es lo mismo llevar un tema de un cliente que tener que confeccionar una base de datos interna de la asesoría. Evidentemente, este segundo trabajo es mucho más extenso, por lo que resulta muy útil acotarlo en pequeños objetivos.
- El repaso constante de objetivos permite poder analizar de forma casi constante y periódica la lógica de cada puesto de trabajo, así como el reparto de funciones. También puede servir para poner en evidencia que mientras que algunos van sobrecargados, otros van más tranquilos.
- Trabajar con objetivos, además, ayuda a cumplir de forma puntual, y dentro de los plazos, los compromisos con el cliente.
- Aunando en lo que decíamos de la compatibilidad de objetivos, añadiremos, aunque parezca una perogrullada, que establecerlos también previene las incompatibilidades.
Tras realizar este análisis, llegó el momento de poner en práctica la teoría. Es decir, ¿cómo se determinan los objetivos? ¿Para cuándo? ¿En qué medida? ¿Cuál es la dificultad? ¿Es compatible con otros objetivos? ¿Puedo ir revisándolo de forma periódica? ¿Cada cuándo?
Una vez se ha dado respuesta a este interrogatorio, llegará el momento de poner el objetivo por escrito y luego compartirlo y explicarlo.
Sin embargo, no siempre los objetivos se cumplen, y ello puede ser por causas imputables o no a los sujetos o a la asesoría. Así, las razones pueden ser muy variadas, tales como:
- El retraso y la falta de realismo.
- Mala planificación
- El perfeccionismo. A veces querer hacer algo tan perfecto hace que no se acabe nunca. De hecho, el perfeccionismo puede llegar a ser un defecto, cuando el esfuerzo y el tiempo adicional no favorecen proporcionalmente el resultado. A menudo es mejor que algo sea adecuado y que se acabe dentro del plazo marcado
- Falta de seguimiento y falta de motivación
Finalmente, tan sólo una idea: “Para ser más eficaz se ha de querer serlo, fijarse unos objetivos, hacer un plan y trabajar”.
